Gestión de Cotizaciones

Contenido

Como crear una cotización
Listado de Cotizaciones
Búsqueda de una Cotización
Cotización en Borradores
Imprimir una Cotización
Exportar una Cotización
Facturar una Cotización
Como copiar una cotización a un nuevo cliente

 

Una cotización es un documento donde se informa el precio y algunas características de los productos que posiblemente serán vendidos y que se genera mediante una actividad comercial y por lo tanto no genera un registro contable.

Como crear una cotización

Para crear una cotización se realiza los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Cotizaciones.
  3. Clic en Nuevo.

Como crear una cotización

 

4. Luego se visualiza en la pantalla y se inicia con la Creación de la Cotización ingresando los datos de la siguiente manera:

  • Vendedor: Seleccionar el vendedor
    • 2.1) Buscar Por identificación: Cedula de Ciudadanía, Cedula de Extranjería, NIT y se realiza clic en la lupa para cargar el nombre del cliente.
    • 2.2) Buscar por nombre: Se ingresa el nombre del cliente y se realiza clic en Cargar, para ingresar el nombre.
  • Fecha de vencimiento: Escoger un rango de fecha de vencimiento para la cotización.
  • Bodega: Bodega donde se almacenan los productos.
  • Ingresar los productos ya sea por la pistola lectora de código de barras, o realizar clic en el icono de la lupa para generar la búsqueda.
  • Seleccionar un medio de pago que está ubicado en la parte superior derecho.
  • Clic en Siguiente, para continuar con el siguiente paso.

Creación de una Cotización

 

5. Después de ingresar todos los datos de la cotización: vendedor, datos del cliente y productos cotizados, se realiza clic en Siguiente para confirmar el documento, como se muestra en la imagen a continuación:

Creación de una Cotización 2

 

6. Por ultimo se finaliza realizando clic en Siguiente para imprimir el documento.

 

Listado de Cotizaciones

Para ver el listado de cotizaciones generadas se realiza el siguiente procedimiento:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Cotizaciones. A continuación se visualiza el listado.
  3. Si se desea ver el detalle de cada una, se realiza clic sobre el consecutivo del documento.

Listado de Cotizaciones

 

Búsqueda de una Cotización

Para realizar la búsqueda de un Cotización almacenada en el sistema, es necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Cotización.
  3. Seleccionar un filtro de Búsqueda: Ciudad, Cliente, Número de Documento, Terminal, Sucursal, Bodega y rango de fechas Seleccionar en el campo siguiente según opción de búsqueda.
  4. Clic en el icono de lupa para generar la búsqueda.

Ver imagen a continuación:

Buscar una Cotización

 

 

Cotización en Borradores

Cuando se ingresa al listado de Cotizaciones, se encuentra en el parte superior el icono <Borradores>, en este se almacenan las cotizaciones que no han sido finalizadas y que se ha guardado para después retomarlas.

 

Como terminar con la Cotización que ha sido guardada:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Cotizaciones.
  3. Clic en Borradores.

Cotización en Borradores

 

4. Luego se visualiza un listado de Cotizaciones que han sido guardadas.
5. Seleccionar la Cotización requerida realizando clic sobre la misma y realizando clic en el botón <seleccionar>

Cotización en Borradores2

 

6. A continuación se visualiza la Cotización y se continúa para registrar el documento realizando clic en Siguiente hasta terminar con la Impresión del documento.

Continuar con la cotización en Borradores

Imprimir una Cotización

Para imprimir un Cotización se debe seguir los siguientes pasos:

  1. Realizar el proceso de Búsqueda de una cotización.
  2. Clic en el botón Imprimir ubicado en la parte superior derecha.

Imprimir una Cotización

 

3. Finalmente se realiza clic en el icono de Imprimir. Ver la siguiente imagen:

Imprimir una Cotización final

 

Exportar una Cotización

Si lo que se desea es Exportar a otro formato una Cotización se sugiere seguir los siguientes pasos:

  1. Realizar el proceso de Búsqueda de una cotización.
  2. Clic en el botón Imprimir ubicado en la parte superior derecha.

Exportar una Cotización

 

3. Luego se visualiza el documento y se despliega el menú y se selecciona el formato que se desea exportar. Clic en Exportar. ver la siguiente imagen:

Exportar una Cotización 2

 

Facturar una Cotización

Por medio de este proceso se convierte la Cotización en una Factura.

Si desea facturar una cotización es necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Se busca el documento como se indica en el proceso de Búsqueda de una Cotización.
  2. Cuando se realiza clic sobre el consecutivo se visualiza el detalle del documento. Clic en Facturar ubicado en la parte superior derecha y a continuación aparece un mensaje “Desea generar una factura sobre el documento”. Clic en Aceptar. Ver la siguiente imagen:

Facturar una Cotización

 

3. Luego se inicia con el proceso de la Creación de la factura de venta.

Facturar una Cotización 2

 

 

Nota: Cuando se procede a facturar la cotización, se puede realizar cambios como adicionar más productos o restar si es necesario, luego se realiza clic en Siguiente hasta finalizar con la Impresión de la Factura.

 

Como copiar una cotización a un nuevo cliente

Si se desea copiar la misma cotización a otro nuevo cliente se realiza los siguientes pasos:

  1. Se busca la cotización que se desea copiar y se sigue el proceso de Búsqueda de una Cotización.
  2. Cuando se realiza clic sobre el consecutivo  se visualiza el detalle del documento, clic en el botón Copiar a Nuevo ubicado en la parte superior derecha y a continuación aparece un mensaje “Desea copiar el contenido del documento a otro nuevo”. Clic en Aceptar. Ver imagen a continuación:

Como copiar una cotización a un nuevo cliente

 

3. Después de dar clic en Aceptar se visualiza la Creación de la cotización. En la opción de Buscar cliente se ingresa el nombre del nuevo cliente a quien va dirigida la cotización y se realiza clic en el botón de la derecha Cargar, adicional a esto se puede editar los productos seleccionados en el documento si se desea. Clic en Siguiente hasta finalizar con la impresión del documento. Ver imagen a continuación:

Como copiar una cotización a un nuevo cliente 2

 

Ver siguiente tema: Aplicación de Retenciones

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