Creación de una Factura

Contenido

Registro Factura Manual
Pasos para registrar una factura manual en el sistema Administratuempresa.com
Generación de Factura de Venta con usuario registrado o existente en el sistema
Generación de Factura de Venta con usuario no registrado en el sistema
Cambiar Vendedor de la Factura realizada
Aplicar descuento en la factura
Cambiar el Precio de un producto en el proceso de facturación
Cambiar de forma rápida el Precio de un producto
Imprimir una Factura

Para efectos tributarios todas las personas naturales o jurídicas que sean comerciantes deben expedir una factura donde indique el precio y su pago total o parcial según Art. 944 Código de Comercio.

Desde la plataforma Administratuempresa.com se pueden generar dos tipos de Facturas, que se explicaran a continuación:

Registro Factura Manual

Como persona jurídica perteneciente al Régimen Común, debe tener una resolución de facturación para generar las ventas.

La resolución de facturación manual es la resolución emitida por la DIAN para utilizar en un talonario impreso con el consecutivo asignado y la cuál se diligencia manual.

En caso de que haya realizado una venta con facturero manual (Talonario), esta se debe registrar en el  sistema Administratuempresa.com únicamente para efectos de descarga de inventario, ya que la factura válida en este caso es la que genero de forma manual.

 

Pasos para registrar una factura manual en el sistema Administratuempresa.com

Tener a la mano la factura manual.  

  1. Clic Empresa.
  2. Clic Facturas.
  3. Clic en Nuevo.

Factura Manual

 

4. Seleccionar la opción Registro de Factura Manual.
5. Ingresar el consecutivo de la factura manual en el campo a continuación.
6. Seguir llenando los campos siguientes, de acuerdo a los datos de la factura manual.

Clic en Siguiente, hasta terminar con la Impresión de la factura.

Factura Manual 2

 

 

Generación de Factura de Venta con usuario registrado o existente en el sistema

Para generar una factura de venta se realiza los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Facturas.
  3. Clic en Nuevo, ubicado en la parte superior derecha.

Como se observa en la siguiente imagen:

factura de Venta

 

4. Luego aparece en la pantalla la <Creación> de la Factura donde se deben diligenciar los campos requeridos de la siguiente manera:

Creación de una factura.

 4.1 Tipo: Factura de venta

4.2 Vendedor: En este campo se selecciona el nombre del vendedor, que ya se encuentra registrado en el sistema. (Si el usuario no se encuentre registrado en el sistema ver Proceso Creación de un Tercero).
4.3 Cliente: Cuando el cliente ya está creado en el sistema; se tiene la posibilidad de ubicar al cliente bajo dos criterios de búsqueda:
4.3.1) Criterio Búsqueda por Identificación: Se refiere al tipo de documento de identificación del cliente que puede ser: Cédula de ciudadanía, Cédula de Extranjería, Nit, PP, Tarjeta de identidad.
Para realizar la búsqueda bajo este criterio se realizan los siguientes pasos:

1. Se selecciona el botón buscar por identificación.
2. Se escoge el tipo de documento.
3. Se escribe el número de documento.
4. Clic en la Lupa de búsqueda como lo muestra la siguiente imagen.

4.3.2) Búsqueda por nombre: Se refiere a la búsqueda por el nombre del cliente.
Para realizar la búsqueda bajo este criterio se realizan los siguientes pasos:

1. Se selecciona el botón buscar por Nombre.
2. Se escribe iniciales del nombre del cliente e inmediatamente el sistema lo muestra en una lista desplegable.
3. De la lista desplegable elijo el nombre y apellido del cliente requerido.
4. Clic en cargar.
5.Después de cargar el cliente a quién se le va a facturar; se debe seleccionar los productos para vender; existen dos criterios de búsqueda de productos:

a.Criterio de Búsqueda por Lector Código de barras: Se ubica el cursor en el recuadro y se desliza la pistola lectora sobre el código de barras del producto, luego se realiza clic sobre el icono “+” para adicionar el producto y a continuación éste aparecerá en la factura, si desea Ver imagen:

Criterio de Búsqueda por Lector Código de barras

b. Criterio de Búsqueda por nombre o referencia del producto: se realiza clic sobre el icono de la lupa para buscar el producto y a continuación aparece la lista de productos y se realiza los siguientes pasos:

1) Ingresar el nombre del producto.

2) clic en el icono de la lupa para generar la búsqueda.

3) seleccionar el producto e ingresar las cantidades requeridas.

4) clic en Seleccionar. Como se ilustra a continuación:

Selección de productos para la factura de venta

Después de realizar clic muestra lo siguiente…

Selección de productos para la factura de venta 2

6. Luego aparecen los productos seleccionados en la factura, el cual también podrá adicional una observación o detalle pertinente referente. Ver ilustración a continuación:

detalle pertinente referente

7. Una vez se haya verificado la factura con las observaciones pertinentes se debe seleccionar el medio de pago.

Los medios de pago que contiene la plataforma son: Efectivo, Nota a crédito, Crédito, Bonos, Vales, Cheques, Tarjeta Crédito, Tarjeta Débito, Cajas, Bancos, Otros.. 

8. Se realiza Clic en <siguiente>
9. A continuación aparece el estado <Confirmación> de la Factura, con el fin de revisar la factura y los ítem relacionados; en caso de corregir algún dato, se debe dar clic en  <anterior> para editar la factura, de lo contrario se da clic en  <siguiente>
10. Clic en para finalizar la Factura. <siguiente>

detalle pertinente referente 211. Clic en el icono de Impresión para imprimir la factura.

Imagen Impresión de factura

 

 

 

Generación de Factura de Venta con usuario no registrado en el sistema

    1. Se sigue los pasos del proceso Generación de factura con usuario registrado o existente en el sistema hasta el # 4.2.
    2. Si al ingresar los datos de criterio de búsqueda como identificación o nombre y no se carga el nombre del Cliente, es porque no se encuentra registrado en el sistema y aparecerá el siguiente cuadro:

Generación de factura

 

Clic en <Aceptar>.

3. Aparece un formulario para diligenciar los datos del nuevo cliente que se va a crear, como se observa en la imagen siguiente:

formulario llenar todos los datos

 

Información general

Tipo de persona: Se debe de elegir el tipo de persona que es el cliente. Jurídica: Empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de esta. Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal.

Tipo de identificación: Se elige el tipo de identificación del cliente: Cedula de ciudadanía, Cedula de Extranjería, NIT, PP (Pasaporte), Tarjeta de identidad.

Cedula/Nit: Según el tipo de identificación, se ingresa el número. Tener en cuenta que el Nit se ingresa sin digito de verificación.

Razón social: Se diligencia cuando se trata de una empresa y es el nombre que está inscrito en Cámara de comercio.

Nombres: El nombre del cliente (Campo es obligatorio).

Apellidos: Apellido del cliente (Campo obligatorio).

Género: Femenino, Masculino, No aplica (en caso de ser una empresa), Sin información.

Fecha de cumpleaños: Esta opción, si el tipo de persona es Natural.

Estado civil: Si el tipo de persona es Natural.

Aniversario: Campo opcional.

Correo electrónico: email de contacto del cliente o empresa.

Teléfono: Número telefónico del cliente.

Teléfono celular: Campo opcional

Dirección: Ubicación o Domicilio la empresa o el cliente.

Ubicación: País, ciudad y departamento donde está ubicado el cliente o la empresa según el caso.

 

4. Clic en <aceptar>

Después de haber creado el cliente, se procede con la facturación utilizando el lector de código de barras o buscando el producto en el icono de la lupa, luego aparecerá la lista de los productos, como se observa a continuación:

Seleccionar Productos

 

5. A continuación se visualizan los productos seleccionados en la factura de la siguiente manera:

productos seleccionados en la factura

6. Una vez se haya verificado la factura con las observaciones pertinentes se debe seleccionar el medio de pago.
7. Se realiza Clic en <Siguiente>.
8. A continuación aparece el estado <Confirmación> de la Factura, con el fin de revisar la factura y los ítems relacionados; en caso de corregir algún dato, se debe dar clic en <Anterior> para editar la factura, de lo contrario se da clic en <Siguiente>.
9. Clic en <Siguiente> para finalizar la Factura.

factura

 10. Clic en el icono de Impresión para imprimir la factura.

factura fin

 

Cambiar Vendedor de la Factura realizada

Si se desea cambiar el vendedor en una factura que ya ha sido generada se realiza los siguientes pasos:

  1. Se busca la factura. (Seguir proceso Búsqueda de una Factura)
  2. Una vez visualizada la factura se ubica el cursor en la casilla Vendedor y se selecciona el nuevo vendedor.
  3. Se realiza clic en el botón Cambiar Vendedor
  4. Se visualiza el mensaje de verificación: Se actualizo correctamente el vendedor.

Ver imagen a continuación:

Cambiar vendedor en una Factura.

 

Aplicar descuento en la factura

  1. Seguir los pasos del proceso Generación de una factura con usuario registrado o existente en el sistema hasta el # 6.
  2. Cuando ya estén seleccionados los productos se ingresar de manera manual el descuento en el recuadro del porcentaje ubicado en la parte derecha y se realiza clic en Aplicar, como se muestra en la imagen:

descuento en la factura

 

3.  A continuación arroja el siguiente mensaje y se da clic en Aceptar

confirmar descuento

 

4. Por ultimo saldrá discriminado en el total de la factura el descuento, como se muestra en la imagen a continuación:

descuento en factura 4

 

Cambiar el Precio de un producto en el proceso de facturación

  1. Ver el proceso de Facturación: Generación de Factura de Venta con usuario registrado o existente en el sistema  hasta el paso # 6 dónde aparecen los productos seleccionados para la venta relacionados en la factura.
  2. Se realiza clic en el Botón <Editar> Ver imagen a continuación:

Cambiar el Precio de un producto en el proceso de facturación
3. Luego se visualiza el siguiente cuadro, dónde aparecen los siguientes campos:

a. PLU: Es la referencia del producto.
b. Producto: Nombre del producto.
c. Precio: Este precio es que se desea cambiar, tener en cuenta que se debe escribir el Precio sin IVA, se       escribe el Precio Base ya que más adelante el sistema le calcula el respectivo impuesto.
d. Cantidad: Es el número de unidades que se venderá del producto.
e. Descuento: Es el descuento que se aplicará al producto.

 cambiar precio de producto en la factura
4. Se ingresa el nuevo precio del producto y se realiza clic en Guardar.

 

Cambiar de forma rápida el Precio de un producto

Para cambiar el precio a un producto se debe seguir los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Catálogo de Productos.
  3. Clic en Lista de Precios; se busca el nombre de la lista de precios deseada.
  4. Clic en Editar.

Ver imagen a continuación:

Actualizar precio de un producto

 

5. Luego se visualiza la lista de precios seleccionada.
6. Clic en la pestaña de Productos y buscar el producto (se puede buscar diligenciando el nombre o referencia del producto en la casilla y realizando clic en la lupa).
7. Clic sobre el precio del producto. Como se indica en la imagen a continuación:

Cambiar precio de un producto

 

8. Aparece un recuadro del producto seleccionado. Con Tres campos:

a. Impuestos: Por defecto aparece al porcentaje del impuesto en la configuración del producto.
b. Precio: se escribe el precio del producto con el IVA incluido.
c. Precio sin impuesto: este campo automáticamente lo calcula el sistema de información, no se debe escribir en este campo.

9. Clic en Guardar para guardar cambios.

Cambiar precio de un producto fin

 

Imprimir una Factura

Para imprimir una factura que ya ha sido generada en el sistema se realiza los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en factura.
  3. Seleccionar una opción de filtro para la búsqueda para la factura ya sea por Ciudad, Cliente, Número del documento, Sucursal, Terminal, Bodega o rango de fechas.
  4. Diligenciar el campo siguiente según opción de búsqueda.
  5. Clic en el icono lupa. Ver imagen a continuación:

imprimir una factura

 

6.  Luego se visualiza la siguiente imagen

imprimir una factura 2

 

7. Clic en el icono Imprimir

Finalizar e imprimir Factura

 

Ver siguiente tema: ¿Cómo crear una factura de venta a crédito?

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