Visualización

Contenido

¿Cómo visualizar a los terceros?
Búsqueda de terceros a través del filtro

 

El modulo de terceros sirve para crear y administrar las cuentas de todas las personas que la empresa necesite, ya sean clientes,los empleados o los  proveedores de la empresa.

 

¿Cómo visualizar a los terceros?

Hay tres métodos para hacer una visualización de los terceros

1. Para entrar al modulo de terceros y visualizar la lista se hace clic en el Icono Terceros. En esta opción se visualiza una lista larga de todos los terceros que la empresa.

2. La segunda opción consiste en hacer clic en la visualización Por Ciudad. La lista de los terceros saldrá discriminada dependiendo la ciudad de cada persona.

3. La última opción para la visualización de los terceros es hacer clic en Por Departamento. Aquí se visualizarán los terceros por el Departamento donde vivan.

terceros1

 

 

Búsqueda de terceros a través del filtro

El filtro es también una buena forma para encontrar a los clientes, empleados o proveedores de la empresa. El filtro funciona de la siguiente manera:

1. Hacer clic en el modulo de terceros.

2. El método de búsqueda por filtro tiene una lista desplegable con las siguientes alternativas:

2.1. Filtro por Departamento: Ubica a las personas que estén ubicados en el departamento seleccionado.

2.2. Filtro por Ciudad: Ubica a las personas que estén ubicados en la ciudad que se ha seleccionado.

2.3. Filtro por  Nombre: Ubica a las personas por su nombre.

2.4. Filtro por Tipo: Ubica a las personas según el tipo de terceros (Cliente, empleado, proveedores)

2.5. Filtro por Punto de venta: Ubica a las personas según el punto de venta donde fue registrado.

2.6.  Filtro por Número de documento: Ubica a las personas por su numero de identificación.

terceros2

3. Cada una de las alternativas del filtro también tienen otras opciones, la cuales se seleccionan en el siguiente campo.

4. Para finalizar la búsqueda por filtro hay que darle clic al botón de la lupa.

3

 

Ver siguiente tema:   Crear Nuevos terceros

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Crear Nuevos terceros

Contenido

¿Cómo crear un nuevo tercero?
Búsqueda de Cliente
Modificar/Actualizar los datos del cliente

 

¿Cómo crear un nuevo tercero?

1. Primero hay que hacer clic en icono del modulo de terceros.

2. Desde la opción que dice Nuevo Tercero el panel de módulos.

3. Desde el icono que dice Nuevo ubicado en la parte derecha.

 terceros nuevos Una vez se ingresa al panel de configuración desde cualquiera de las las rutas anteriores, se visualizará el formulario donde hay que diligenciar los datos del nuevo tercero. Este formulario se llama Administración de Terceros y consta de tres pestañas, Información General, Responsabilidades tributarias y Transacciones.

Información General

terceros informacion general

Tipo de persona:

Natural: Es todo ser humano o individuo que hace y obtiene la capacidad legal en la sociedad si importar edad, sexo o religión

Jurídica: Se llama persona jurídica a una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y de ser representada judicial y extrajudicialmente.

Tipo de identificación:

Cédula: Número de ciudadanía.

NIT: (Número de Identificación Tributaria) Numero asignado por la DIAN.

PP: Número del pasaporte.

Identificación: Se coloca el número según la selección del tipo de identificación cédula, NIT, pp, etc.

Sí es persona natural el número del NIT es el mismo de la cédula.

Razón social: (Aplica solo si es tipo de persona jurídica) Nombre con el que se constituye la empresa y que aparece como tal en el documento público o privado.

Nombres: (Aplica solo para la personas naturales) Nombre personal.

Apellidos:  (Aplica solo para la personas naturales) Apellidos de la persona.

Género: Masculino, Femenino, No Aplica

Tipo de tercero:

Clientes: Se selecciona esta casilla cuando se está creando un cliente

Empleados: Esta opción es para las personas que van a ser empleados; ya sea cajeros, administradores, etc.

Proveedores: Se activa esta casilla para las personas que son proveedores de la empresa y también para los que presten algún servicio.

Nota: Un tercero puede ser cliente y empleado a la vez y en ocasiones puede cumplir hasta los tres roles.

Usuario del sistema: Se selecciona esta casilla para que un tercero pueda usar la plataforma de la empresa. Por lo regular solo los empleados tienen este permiso, pero también se le puede habilitar a personas que requieran ver algún tipo de información, como puede ser el contador de la empresa, quien es un proveedor de servicios pero necesita ver la información contable.

Nombre de usuario: Nombre con el que se identifique al tercero al momento de usar el sistema.

Contraseña: La clave de acceso debe contener por lo menos 5 caracteres y debe estar compuesta de números, letras y al menos un carácter especial.

Usuario activo: En cualquier momento que se desee se puede desactivar a un usuario que ya no se quia que tenga acceso al sistema.

Es super usuario: Quien este con esta opción activada tendrá un control total sobre la plataforma, puede ser el dueño del la empresa, socios o administradores.

Es usuario de consulta: Se activa esta casilla para las personas que solo van a ver información del sistema, sin poder cambiar ningún dato.

Estado civil: Casado(a), soltero(a), separado(a), Viudo(a), unión libre, no aplica, sin información.

Profesión:

Número de hijos: Hacer clic en la flecha para aumentar o disminuir la cantidad de hijos.

Fecha de cumpleaños: Se puede poner de manera manual o usar los iconos del calendario y el reloj para configurar la fecha.

Fecha de aniversario: Se puede poner de manera manual o usar los iconos del calendario y el reloj para configurar la fecha.

Pagina web: En este espacio se coloca la dirección del sitio Web si el tercero la posee.

  La siguiente información aplica para los clientes de las empresas que manejen ventas POS.

Lista de precios asociada: Sí se desea darle a un cliente precios diferentes, por ejemplo precios al por mayor, se le puede asociar una lista de precios creada para este tipo situaciones.

Cupo Asignado Para Cuenta Corriente: Cuando la empresa tiene un cliente frecuente se le puede abrir un crédito o un cupo en dinero (Cuenta Corriente), para gastar en la empresa.

Cupo Usado: En esta casilla se coloca la cantidad de dinero que el cliente se ha gastado de su cupo.

Cupo Disponible: La cantidad de dinero que le queda, según lo que se gastó.

Porcentaje de descuento: cuando un producto tiene un descuento se coloca en la factura en porcentaje y si el cliente también tiene un descuento especial se suma al del producto.

Días de Plazo: Aquí se coloca los días de plazo que se le coloca a la factura del cliente para pagar su crédito.

La información a continuación aplica para la facturación Web 

Aplicación de Impuestos: Se le puede a asociar dos tipos diferentes de impuestos a los cliente; Especial o Por Defecto

Especial: Este tipo de impuestos se le asigna a las facturas web de los clientes que están obligados a reportar impuestos especiales.

cuando se activa estas alternativas se despliegan las opciones clasificación tributaria, grupo de impuesto y precio base.

Clasificación Tributaria: 

Excluido: Si los bienes que están excluidos del impuesto sobre las ventas, esto quiere decir que no generan Iva y su producción y/o comercialización no convierte al comerciante en responsable de este impuesto.

Exento: Si un producto en un bien exento de algún tipo de impuesto, seleccione esta opción y configure El iva que le corresponda en Grupos de impuesto de iva.

Grabado: Los productos gravados son aquellos que causan Iva, y que se dividen según la tarifa que se les aplique. En Colombia existen varias tarifas.

No Aplica: Para quienes no estén obligados a declarar, o sea, para el tipo de empresas que son régimen simplificado.

Grupo de Impuesto: Dependiendo de la clasificación tributaria del tercero se le asocia el grupo de impuestos que le corresponda.

Precio Base: 

Antes de impuesto: si se quiere que en la factura salgan los valores de los productos sin los impuestos.

Con impuesto: cuando se desea que en la factura salgan los valores totales con el impuesto incluido.

Por defecto: Si se selecciona la opción por defecto la aplicación de impuestos se hace de manera automática.

 

 Información Geográfica

Ubicación: País, departamento y ciudad de ubicación.

Dirección: Lugar de residencia

Teléfono, Teléfono celular, Fax, Correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram.

Maneja sucursales:

Ingresar información de contacto:

 

Información de Contacto

Nombres, Apellidos, Teléfono, Celular, Correo electrónico.

Responsabilidades Tributarias

Si es necesario marque con con un chulo haciendo clic en la opción Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas (Solo esta opción tiene funcionalidad en el sistema)

responsabilidades tributarias Autorretendor.

Gran contribuyente.

Impuesto de renta y complementario régimen ordinario.

Informante de exogena.

Obligación a facturar por ingresos bienes y/o servicios excluidos.

Retención en la fuente a título de impuesto de timbre nacional.

Retención en la fuente a titulo de renta: Las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior al gravable tuvieren un patrimonio o unos ingresos brutos superiores a (30.000 UVT), deberán efectuar retención en la fuente también sobre los pagos o abonos en cuenta que efectúen por conceptos de honorarios, comisiones, servicios, arrendamientos, rendimientos financieros y pagos susceptibles de constituir ingresos tributarios. (Artículo 368-2 del E.T.)

Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas.

Usuario aduanero.

Transacciones

En esta pestaña se puede ver la historia de las transacciones de los terceros mediante el filtro de Tipo de transacciones.

transacciones terceros

 

 

Búsqueda de Cliente

Administratuempresa.com® permite almacenar, añadir, borrar y modificar una Base de datos de sus clientes y/o terceros, esto con el fin de encontrar y utilizar fácilmente el cliente al momento de facturar permitiendo el acceso directo a ellos.

Para Buscar un Cliente en el sistema es necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Clic Terceros
  2. Clic en Listado de Terceros.
  3. Filtrar una opción de búsqueda: Departamento, Ciudad, Nombre, Tipo, Punto de venta.
  4. Selecciono el campo siguiente según la opción de Búsqueda.
  5. Clic en el icono de la Lupita.

Buscar Cliente

 

Modificar/Actualizar los datos del cliente

Para modificar los datos del cliente ya existente en la base de datos, se sigue los siguientes pasos:

  1. Clic en Tercero.
  2. Clic en Listado de Terceros.
  3. Se busca el tercero en este caso el nombre del cliente, seleccionando una opción de los criterios de búsqueda (Departamento, ciudad, nombre, tipo, punto de venta o Número de documento).
  4. En el siguiente recuadro después del criterio seleccionado se escribe el nombre del criterio de búsqueda. Ejemplo: Se utilizará como filtro el nombre del cliente y en el siguiente campo se escribirá el nombreAlberto Pérez y aparecerá la lista de clientes con la búsqueda seleccionada.
  5. De esta lista usted deberá elegir el nombre solicitado, es decir seleccionar el nombre del cliente elegido a editar y se realiza Clic en la opción <Editar>  que parece en la parte izquierda de su nombre tal como lo muestra la imagen a continuación:

Actualizar los datos del cliente

 

6. Cuando se realiza clic en Editar se visualiza la información general del tercero, aquí se modifica los datos en caso de que sea necesario y luego se finaliza realizando clic Guardar. Como se observa en la siguiente imagen:

Actualizar los datos del cliente 2

 

 

Fin Del Módulo

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