Facturas de Compra

Contenido

¿Cómo registrar una compra?
¿Cómo agregar detalle de compra?
¿Cómo editar productos ingresados?
¿Cómo eliminar Registros?
Retención en la fuente
Otras retenciones
Pagar una factura
Cargar Borradores
¿Cómo generar una compra a crédito?

 

El módulo de compras le permite registrar las facturas de sus proveedores y a la vez registrar sus gastos o cuentas por pagar dentro de la plataforma.

¿Cómo registrar una compra?

Para registrar una compra se ingresa por el módulo:

1. Empresa

2. Compras

3. Facturas

4. Clic en Registrar Factura.

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5. Nos despliega el siguiente formulario para ingresar los datos.

2

 

5.1. Factura Nro: En estos campos se ingresa el número de factura de su proveedor, en el primer campo se ingresa el prefijo de la factura (si lo tiene, en caso contrario se puede dejar vacío) en el segundo campo se ingresa el número de la factura (este campo es requerido).

5.2. Proveedor: En esta parte del formulario se busca el proveedor de la factura, podemos buscar por nombre o por identificación.

    • Búsqueda por identificación: Se selecciona el tipo de documento ya sea cédula de ciudadanía, NIT etc… y se escribe el número de documento (para el NIT se escribe sin dígito verificación ya que el sistema calcula automáticamente dicho número.) a continuación se hace clic en la lupita (como lo muestra la imagen) o la tecla enter.

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 Si el cliente no existe el sistema sacará un mensaje advirtiendo la situación.

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Para ingresar el cliente clic en el botón Aceptar, y se despliega el formulario para ingresar el proveedor.

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Se ingresan  los datos y luego se hace clic en el botón Guardar, se cierra la ventana. Y nos carga la información en el formulario de la compra.

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Esto nos indica que el proveedor ya está asociado a la  factura que se está ingresando.

    • Búsqueda por nombre: para buscar por nombre seleccionamos la opción Buscar por nombre, a continuación se procede a escribir el nombre del proveedor y el sistema va sugiriendo cuales son los posibles proveedores de acuerdo a todo lo que se va escribiendo.

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Se selecciona el nombre del proveedor y luego clic en Cargar.

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En caso de que no exista se hace clic en Nuevo para ingresar el nuevo proveedor en la plataforma.

5.3. Se ingresan los datos de la información general faltante.

    • Fecha de Compra: aquí se relaciona la fecha de la factura tal cual como está la del proveedor.
    • Fecha de Vencimiento: se relaciona la fecha en que se debe pagar la factura (en caso de que esta sea a crédito), es el plazo máximo que dio el proveedor para cancelar la factura.
    • Bodega/Sucursal: bodega o sucursal a la cual se va a ingresar el inventario de la compra (recuerde que con la compra se ingresa al inventario, no hay necesidad de hacer un ingreso de inventario aparte)
    • Proyecto: si la compra pertenece a algún proyecto se selecciona en esta opción. (recuerde que puede administrar gastos e ingresos de un proyecto específico).
    • Aplicar Costo antes de impuesto: esto se refiere al costo con que los productos van a ingresar a la plataforma, si seleccionamos si el costo se registrara sin impuestos, esto aplica para empresas que son régimen común ya que pueden cruzar el impuesto de compra con el impuesto generado, lo contrario para las empresas que son régimen simplificado que seleccionarían la opción no ya que los impuestos de la compra no se puede cruzar, entonces el impuesto si haría parte del costo del producto.

6. Se agrega el detalle de compra.

¿Cómo agregar detalle de compra?

Luego de ingresar la información general de la compra se procede a ingresar los productos de la factura del proveedor.

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1. Seleccionamos el producto para agregar  al detalle de la compra.

Para buscar el producto basta con darle clic en el cajón y empezar a escribir el nombre del producto, automáticamente la plataforma va sugiriendo los productos que concuerdan con las palabras escritas como lo muestra la siguiente imagen.

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Cuando se visualice el producto se hace clic sobre el para seleccionarlo.

2. En este cajón se registra la cantidad de la compra, debe ingresarse solo números y en caso de tener cantidad decimal debe ir separado con coma.

3. En este cajón registramos el costo unitario del producto.

4. Este paso depende de la configuración de la empresa para registrar el IVA de compra.

Para tener en cuenta, si desea registrar los diferentes impuestos de su factura de compra para efectos de informes y consultas de los impuestos generados por compra debe asociar a los productos de su catálogo el impuesto de compras para cada uno.

Si el producto seleccionado tiene un IVA de compra asociado, por defecto la plataforma traerá la configuración de clasificación tributaria (primera columna) y el porcentaje del IVA (segunda columna) pero si no lo  tiene puede seleccionar esta configuración como lo muestra la siguiente imagen.

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5. Cuando se selecciona  la clasificación tributaria se despliega las opciones de los porcentajes de IVA, se selecciona un ítem de la lista, cabe recordar que estos dos ítem son requeridos.

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6. En este cajón registramos el porcentaje de descuento en caso de que el producto lo tenga. Debe registrarse en % Ejemplo 20%

7. Para agregar este detalle hacer clic en Añadir.

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8. Si se desea editar el producto que se acaba de ingresar se siguen los pasos del siguiente tema.

 

¿Cómo editar productos ingresados?

Para editar productos que ya hayan sido ingresados al detalle, basta con darle click en el link de Editar, este proceso recarga la información para que sea editada.

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Se pueden editar todos los ítem menos cambiar el producto que ya se ha seleccionado previamente. Si se desea cambiar el producto se elimina este ítem y se adiciona uno nuevo.

En caso de que se quiera eliminar el producto registrado: ver el siguiente tema.

 

¿Cómo eliminar Registros?

Para eliminar un registro basta con dar clic en el link de Eliminar el sistema muestra un mensaje advirtiendo si se desea eliminar el producto del detalle.

eliminar registros

Para continuar con el registro de la compra veamos siguiente tema de Retenciones.

 

Retención en la fuente

Para aplicar una retención en la fuente basta con seleccionar de la lista de retenciones un ítem y darle clic en el link Aplicar(para configurar una retención en la fuente haga clic aquí)

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El sistema calcula automáticamente el valor de la retención. La retención se debe aplicar cuando ya se hayan agregado todos los productos de la factura.

En caso de que el producto registrado necesite de otras retenciones, se siguen las instrucciones del siguiente tema.

 

Otras retenciones

La factura de compra también puede tener incluidas retenciones de IVA O un Rte  ICA, estas retenciones no tienen una configuración y basta con calcular el valor de estas retenciones e ingresarlas en los campos como se muestra a continuación.

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El sistema calcula automáticamente el valor de estas retenciones y el total de la factura de compra. Cabe resaltar que el valor total de la factura debe coincidir con la factura de su proveedor, si diferencia en algunos valores pequeños esto se debe al manejo de los decimales.

El siguiente paso en el proceso de registro de la factura es el Pago. Ver tema a continuación.

 

Pagar una factura

1. Cuando se haya diligenciado la información general de la factura y el detalle de la misma se procede a pagar la fa factura, para esto se hace clic en Siguiente.

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2. Nos despliega la siguiente información

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3. Se selecciona el medio de pago, se adiciona el valor y agregamos el medio de pago.

4. Cuando se agrega el medio de pago se activa el botón de siguiente.

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5. En esta pantalla se confirma la información que se ha ingresado, si la información es correcta generamos la factura, en caso contrario se puede realizar cambios haciendo clic en el botón Atrás.

6. Clic para confirmar y guardar la factura.

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7. El sistema muestra un mensaje indicando que la compra se guardó correctamente.

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Cargar Borradores

Los borradores son una funcionalidad que permite recuperar una compra que se estaba diligenciando y que por algún motivo no finalizo, los motivos pueden ser (apagón de luz, cierre del explorador, etc.) para guardar un borrador no se debe realzar ningún acción, en el transcurso de la gestión el sistema guarda automáticamente la información.

1. Para cargar un borrador se hace click en el icono de borradores como lo muestra la siguiente imagen.

CARGAR BORRADORES 1

El número que aparece dentro de ( ) después de la palabra borradores indica el número de borradores que están pendientes por gestionar.

Nos aparece la siguiente ventana.

ventana borradores

1. Indica el número de la factura de compra que ingresamos
2. Nombre del proveedor de la factura de compra
3. Fecha de creación del borrador
4. Ultima vez que se modificó el borrador
5. Este botón se utiliza para recuperar el borrador y seguir gestionando la compra, basta con hacer click en el registro deseado y luego hacer click en “Seleccionar”

seleccionar borradores

 

Se puede observar como el registro seleccionado cambia y nos carga los datos de la factura

datos de la factura

6. Este botón se usa para regresar al listado de compras

7. Este botón se utiliza para eliminar un borrador que no se desee seguir gestionando, basta con hacer click en la imagen y el sistema mostrara un mensaje indicando si desea realmente eliminar el registro.

aceptar

Click en aceptar para eliminar el registro.

 

 

¿Cómo generar una compra a crédito?

Una cuenta por cobrar puede ser el resultado de una compra  a crédito, por lo tanto para generar una cuenta por pagar se debe generar una compra a crédito y se realiza el siguiente proceso:

1. Clic en Empresa.

2. Clic en Compras.

3. Clic en Facturas.

4. Hacer clic en registrar factura (ver este proceso en ¿Cómo registrar una compra? (paso 5.3. Fecha de vencimiento)

Crear facvtura a a ccredito

5. Cuando se termine de generar la compra a crédito verificar el consecutivo en Listado de Cuentas por Pagar.

verificar concecutivo
6. También se puede verificar la información de compra a crédito revisando las notas crédito
Información de compra a crédito

 

Ver siguiente tema. Ordenes de compra.

Volver arriba.

Ordenes de compra

Contenido

Para registrar una compra
Cargar productos desde un archivo de Excel
Cargar Productos a la Orden de Compra, de Manera Manual
Eliminar Registros
Procesar una Orden de Compra
Descargar Plantilla para Procesar Orden de Compra

 

El módulo de órdenes de compra le permite registrar las órdenes de sus proveedores y a la vez registrar sus gastos o cuentas por pagar dentro de la plataforma.

 Para registrar una compra

1. Se ingresa por el módulo de Empresa. 
2. Compras.
3. Ordenes de compra.
4. Clic en Registrar Nueva Orden.

ordenes de compra

Nos despliega el siguiente formulario para ingresar los datos.

 

Información general

información general

 

1. En estos campos se ingresa el número de factura de su proveedor, en el primer campo de se ingresa el prefijo de la factura (si lo tiene, en caso contrario se puede dejar vacío) en el segundo campo se ingresa el número de la factura (este campo es requerido)

2. En esta parte del formulario se busca el proveedor de la orden, podemos buscar por nombre o por identificación.

 Búsqueda por identificación: se selecciona el tipo de documento ya sea cédula de ciudadanía, NIT etc… y se escribe el número de documento (para el NIT se escribe sin dígito verificación ya que el sistema calcula automáticamente dicho número.) a continuación se hace clic en la lupita (como lo muestra la imagen) o la tecla enter.

buscar por ident

 Si el proveedor  no existe el sistema sacará un mensaje advirtiendo la situación.

aceptar id

Para ingresar el cliente clic en el botón Aceptar, y se despliega el formulario para ingresar el proveedor.

formulario proveeedor

Se ingresan los datos y luego se hace clic en el botón Guardar, se cierra la ventana.
Y nos carga la información en el formulario de la compra.

 guardar datos

 datos del cliente

 

Esto nos indica que el proveedor ya está asociado a la  factura que se está ingresando.

Búsqueda por nombre: para buscar por nombre seleccionamos la opción Buscar por nombre, a continuación se procede a escribir el nombre del proveedor y el sistema va sugiriendo cuales son los posibles proveedores de acuerdo a todo lo que se va e escribiendo.

nombre e identificacion

Se selecciona el nombre del proveedor y luego clic en Cargar.

cargar datos

 En caso de que no exista se hace clic en Nuevo para ingresar el nuevo proveedor en la plataforma.

 Cuando encuentre el tercero o cuando lo termine de crearlo se hace clic en Cargar.

3. La orden de compra permite adicionar los productos desde un archivo de Excel , para cargar un archivo de Excel se siguen los siguientes pasos

 

Detalle de la Compra

1. Luego de ingresar la información general de la orden se procede a ingresar los productos de dicha orden.

2. Para agregar productos a la orden de compra se tienen dos opciones “Cargar productos desde un archivo de Excel” o agregar los productos uno por uno de manera manual.

cargar productos desde archivo

 

Cargar productos desde un archivo de Excel

Para usar esta opción se debe marcar el recuadro como nos muestra la imagen, se despliegan las siguientes opciones.

cargar desde excel

1. Mediante este botón puede seleccionar el archivo de Excel a cargar en la plataforma (el archivo debe estar listo para realizar la carga), si no sabe cómo diligenciar el archivo busque en este manual “Diligenciar plantilla de órdenes de compra”. Para seleccionar el archivo haga click en el botón “Select” nos muestra la siguiente ventana.

abrir archivo

Se selecciona el archivo y click en abrir para terminar el proceso, quedaría de la siguiente manera:

cargar desde excel 2

2. Para cargar el archivo en la plataforma click en el botón “Cargar y Procesar” el sistema mostrará un listado de los productos que se encuentran en el archivo de Excel.

cargar y procesar

Nota: el sistema permite crear productos nuevos que se hallan ingresado en el archivo de Excel pero que no estén creados en la plataforma, por eso en la primera columna de la lista si el recuadro está marcado es porque el producto no está creado en la plataforma, se deben crear los productos faltantes para seguir diligenciando la orden de compra.

Para crear los productos faltantes clic en el botón “Crear Productos

crear productos 2

Si no hay ningún producto nuevo al momento de cargar la plantilla el sistema mostrara por defecto el botón “Agrega productos al detalle de la orden”, aparecerá lo siguiente.

Agrega productos al detalle de la orden

El sistema calcula el total de la orden, si es necesario cambiar alguna cantidad o costo se hace click en el botón editar o en caso de no requerir de algún producto de la lista se hace clic en el botón Eliminar.

Cuando termine el proceso de agregar los productos y sus detalles se hace clic en Siguiente.

Si la Carga de Productos se va hacer de Manera Manual, se siguen los siguientes pasos.

 

Cargar Productos a la Orden de Compra, de Manera Manual

CARGAR PROODUCTOS A LA ORDEN DE MANERA MANUAL

1. Seleccionamos el producto para agregar  al detalle de la compra.

Para buscar el producto basta con darle clic en el cajón y empezar a escribir el nombre del producto, automáticamente la plataforma va sugiriendo los productos que concuerdan con las palabras escritas como lo muestra la siguiente imagen.

 Seleccionamos el producto

Cuando se visualice el producto se hace clic sobre él para seleccionarlo.

2. En este cajón se registra la cantidad de la compra, debe ingresarse solo números y en caso de tener cantidad decimal debe ir separado con coma.

3. En este cajón registramos el costo unitario del producto.

4. Este paso depende de la configuración de la empresa para registrar el IVA de compra.

Para tener en cuenta, si desea registrar los diferentes impuestos de su factura de compra para efectos de informes y consultas de los impuestos generados por compra debe asociar a los productos de su catálogo el impuesto de compras para cada uno.

Si el producto seleccionado tiene un IVA de compra asociado, por defecto la plataforma traerá la configuración de clasificación tributaria (primera columna) y el porcentaje del IVA (segunda columna) pero si no lo  tiene puede seleccionar esta configuración como lo muestra la siguiente imagen.

clasificacion tributaria

5. Cuando se selecciona  la clasificación tributaria se despliega las opciones de los porcentajes de IVA, se selecciona un ítem de la lista, cabe recordar que estos dos ítems son requeridos.

porcentaje de iva disponible

6. En este cajón registramos el porcentaje de descuento en caso de que el producto lo tenga. Debe registrarse en % Ejemplo 20%

Se pueden editar todos los ítems menos cambiar el producto que ya se ha seleccionado previamente. Si se desea cambiar el producto se Elimina este ítem y se adiciona uno nuevo.

 

Eliminar Registros

Para eliminar un registro basta con dar clic en el link de Eliminar el sistema muestra un mensaje advirtiendo si se desea eliminar el producto del detalle.

Para continuar con la orden de compra se hace clic en el botón “Siguiente” (revisamos que el detalle y los totales de la factura estén correctos)

continuar con la orden de compra

El sistema muestra una pantalla donde sale la información ingresada y en la cual podemos confirmar si la información ingresada es correcta.

confirmacion de la informacion

 

Si la orden de compra guarda correctamente el sistema muestra un mensaje indicando que la orden se procesó correctamente.

registro de nueva orden

 

 

Procesar una Orden de Compra

Para procesar una orden de compra y estando :

1. Empresa.

2. Compras.

3. Órdenes de Compra.

4. Se hace clic en la orden de compra que se desea procesar.

Procesar una orden de compra

 

Aparecerá la siguiente pantalla.

Procesar una orden de compra 2

 Para procesar la orden clic en el botón “Procesar orden de compra” como lo muestra la imagen, a continuación el sistema preguntará si está seguro de procesar la orden de compra.

 confirmar orden de compra

 

5. Click en Aceptar para Confirmar el procesar o Cancelar para abortar el proceso.

Si la orden  fue procesada correctamente el sistema nos lleva al listado de facturas de compra donde se puede apreciar la nueva factura de compra.

 

Descargar Plantilla para Procesar Orden de Compra

Para descargar el formato de orden de compra se debe ir a la siguiente ruta:

1. Empresa.

2. Inventarios.

3. Bodegas.

4. Puntos de Venta.

plantilla para orden

 

Para exportar el documento basta con desplegar la opción del botón “Exportar” y hacer click en “Formato OC” como lo muestra la siguiente imagen.

formato OC

 

Excel formato

 

No debe borrarse ninguna columna del archivo, solo debe diligenciarse el costo y la cantidad, de tener productos nuevos deben adicionarse  también el archivo con la misma estructura.

El archivo debe Guardar en formato Excel 97-2003 como lo muestra la imagen.

Excel 93-98

 

Ver siguiente tema. Listado.

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Listado

Es posible ver un listado de compras y la información relacionada a cada compra. Para poder ver esta lista y toda su información es necesario seguir los siguientes pasos.

1. Se selecciona el botón del módulo Empresa.

2. Clic en la sección de Compras.

3. Hacer clic en la opción de Listado.

4. En este punto ya se puede ver el listado completo de compras, pero también está la opción de hacer una búsqueda avanzada por dos tipos de filtros.

listado de compras


4.1.
Búsqueda por filtro: Hay dos opciones de Filtro, Sucursal o proyecto

Por sucursal: Si escoge la opción de sucursal puede seleccionar la bodega específica de donde quiere ver el listado de compras relacionado con esta sucursal.

Por proyecto: Sí se escoge proyecto, se podrá seleccionar un proyecto específico que se tenga creado y se visualizará el listado de compras que esté relacionado con este.


4. 2.
Búsqueda por fecha: Para filtrar la búsqueda por fecha solo es necesario ubicar el calendario en una fecha de inicio de búsqueda y en una fecha final de la búsqueda.

5. Esta lista muestra información relacionada con las compras.

5.1. Anulado: Indica si la compra fue anulada o sigue en proceso.

5.2. Documento: Número que se genera solo para este documento.

5.3. Fecha: Fecha de creación de la compra.

5.4. Proveedor: Nombre del proveedor o del tercero a quien se le hace la compra.

5.5. Identificación: Número de identificación que se genera solo para este documento.

5.6. Producto: Nombre del producto o servicio por el que se hizo la compra.

5.7. Costo unitario: Valor del producto o servicio por el cual se hizo la compra.

5.8. Cantidad: Cantidad en dinero del producto o servicio.

5.9. Descuento: Valor del descuento en caso de haber alguno.

5.10. Impuesto: Impuesto que se debe pagar por el producto o servicio adquirido.

5.11. Total: Es el valor total de la compra.

 información de compras

 

6. Sí se desea puede exportarse esta lista haciendo clic en el botón Exportar.

Exportar o imprimir listado

 

Ver siguiente tema. Detalle de Compras por Cuentas.

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Detalle de Compras por Cuentas

Los detalles de compra permiten ver información detallada de todas las compras realizadas.

Para ver esta información hay que seguir la siguiente ruta:

1. Hacer clic en el botón de Empresa.

2. Clic en Compras.

3. Seleccionar la opción Detalle de Compras por Cuentas.

4. Si se desea buscar una cuenta específica también se puede buscar a través de un Filtro de búsqueda a través de los siguientes parámetros de búsqueda: Ciudad, Cliente, Número de documento y Bodega. Y también se puede buscar a través de un rango de fechas.

5. También puede exportar estos detalles de compra haciendo clic en el botón de Exportar.

detalle de compra

 

Ver siguiente tema. Cargar Facturas.

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Cargar Facturas

La carga de facturas sirve para cargar una factura de compra hecha en otro sistema al sistema Administratuempresa.com

1. Clic en empresa.

2. Hacer clic Compras.

3. Clic en Cargar factura.

4. Aparecerá una ventana con los siguientes campos.

4.1. NIT. Este es el número identificación de la empresa y no se puede modificar, sale por defecto en este formulario.
4.2. Factura Nro. En este campo se debe colocar el número con el que figura la factura.
4.3. Bodega/Sucursal Compra. Selecciona la bodega donde se va hacer la carga.
4.4. Fecha de Compra. Fecha en la que se realizó la compra.

Cargar factura

5. Después de diligenciar los campos hacer clic en Validar Factura. Se desplegará una lista de los detalles de Compra.

Si los cuadros del producto nuevo salen con chulo es porque hay inconsistencias con la carga. En este caso, seguir con el paso número 6:

6. Hacer clic en botón de Cargar Productos y hacer el ajuste manual de los productos.

7. Para terminar con el proceso hacer clic en icono de Cargar Factura.

Nota Importante:

Hacer clic solo una vez en esta icono de Cargar Factura de lo contrario la carga se hace cuantas veces se le dé clic.

cargar fatura 6

Fin Del Módulo

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