Gestión de Cotizaciones

Contenido

Como crear una cotización
Listado de Cotizaciones
Búsqueda de una Cotización
Cotización en Borradores
Imprimir una Cotización
Exportar una Cotización
Facturar una Cotización
Como copiar una cotización a un nuevo cliente

 

Una cotización es un documento donde se informa el precio y algunas características de los productos que posiblemente serán vendidos y que se genera mediante una actividad comercial y por lo tanto no genera un registro contable.

Como crear una cotización

Para crear una cotización se realiza los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Cotizaciones.
  3. Clic en Nuevo.

Como crear una cotización

 

4. Luego se visualiza en la pantalla y se inicia con la Creación de la Cotización ingresando los datos de la siguiente manera:

  • Vendedor: Seleccionar el vendedor
    • 2.1) Buscar Por identificación: Cedula de Ciudadanía, Cedula de Extranjería, NIT y se realiza clic en la lupa para cargar el nombre del cliente.
    • 2.2) Buscar por nombre: Se ingresa el nombre del cliente y se realiza clic en Cargar, para ingresar el nombre.
  • Fecha de vencimiento: Escoger un rango de fecha de vencimiento para la cotización.
  • Bodega: Bodega donde se almacenan los productos.
  • Ingresar los productos ya sea por la pistola lectora de código de barras, o realizar clic en el icono de la lupa para generar la búsqueda.
  • Seleccionar un medio de pago que está ubicado en la parte superior derecho.
  • Clic en Siguiente, para continuar con el siguiente paso.

Creación de una Cotización

 

5. Después de ingresar todos los datos de la cotización: vendedor, datos del cliente y productos cotizados, se realiza clic en Siguiente para confirmar el documento, como se muestra en la imagen a continuación:

Creación de una Cotización 2

 

6. Por ultimo se finaliza realizando clic en Siguiente para imprimir el documento.

 

Listado de Cotizaciones

Para ver el listado de cotizaciones generadas se realiza el siguiente procedimiento:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Cotizaciones. A continuación se visualiza el listado.
  3. Si se desea ver el detalle de cada una, se realiza clic sobre el consecutivo del documento.

Listado de Cotizaciones

 

Búsqueda de una Cotización

Para realizar la búsqueda de un Cotización almacenada en el sistema, es necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Cotización.
  3. Seleccionar un filtro de Búsqueda: Ciudad, Cliente, Número de Documento, Terminal, Sucursal, Bodega y rango de fechas Seleccionar en el campo siguiente según opción de búsqueda.
  4. Clic en el icono de lupa para generar la búsqueda.

Ver imagen a continuación:

Buscar una Cotización

 

 

Cotización en Borradores

Cuando se ingresa al listado de Cotizaciones, se encuentra en el parte superior el icono <Borradores>, en este se almacenan las cotizaciones que no han sido finalizadas y que se ha guardado para después retomarlas.

 

Como terminar con la Cotización que ha sido guardada:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Cotizaciones.
  3. Clic en Borradores.

Cotización en Borradores

 

4. Luego se visualiza un listado de Cotizaciones que han sido guardadas.
5. Seleccionar la Cotización requerida realizando clic sobre la misma y realizando clic en el botón <seleccionar>

Cotización en Borradores2

 

6. A continuación se visualiza la Cotización y se continúa para registrar el documento realizando clic en Siguiente hasta terminar con la Impresión del documento.

Continuar con la cotización en Borradores

Imprimir una Cotización

Para imprimir un Cotización se debe seguir los siguientes pasos:

  1. Realizar el proceso de Búsqueda de una cotización.
  2. Clic en el botón Imprimir ubicado en la parte superior derecha.

Imprimir una Cotización

 

3. Finalmente se realiza clic en el icono de Imprimir. Ver la siguiente imagen:

Imprimir una Cotización final

 

Exportar una Cotización

Si lo que se desea es Exportar a otro formato una Cotización se sugiere seguir los siguientes pasos:

  1. Realizar el proceso de Búsqueda de una cotización.
  2. Clic en el botón Imprimir ubicado en la parte superior derecha.

Exportar una Cotización

 

3. Luego se visualiza el documento y se despliega el menú y se selecciona el formato que se desea exportar. Clic en Exportar. ver la siguiente imagen:

Exportar una Cotización 2

 

Facturar una Cotización

Por medio de este proceso se convierte la Cotización en una Factura.

Si desea facturar una cotización es necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Se busca el documento como se indica en el proceso de Búsqueda de una Cotización.
  2. Cuando se realiza clic sobre el consecutivo se visualiza el detalle del documento. Clic en Facturar ubicado en la parte superior derecha y a continuación aparece un mensaje “Desea generar una factura sobre el documento”. Clic en Aceptar. Ver la siguiente imagen:

Facturar una Cotización

 

3. Luego se inicia con el proceso de la Creación de la factura de venta.

Facturar una Cotización 2

 

 

Nota: Cuando se procede a facturar la cotización, se puede realizar cambios como adicionar más productos o restar si es necesario, luego se realiza clic en Siguiente hasta finalizar con la Impresión de la Factura.

 

Como copiar una cotización a un nuevo cliente

Si se desea copiar la misma cotización a otro nuevo cliente se realiza los siguientes pasos:

  1. Se busca la cotización que se desea copiar y se sigue el proceso de Búsqueda de una Cotización.
  2. Cuando se realiza clic sobre el consecutivo  se visualiza el detalle del documento, clic en el botón Copiar a Nuevo ubicado en la parte superior derecha y a continuación aparece un mensaje “Desea copiar el contenido del documento a otro nuevo”. Clic en Aceptar. Ver imagen a continuación:

Como copiar una cotización a un nuevo cliente

 

3. Después de dar clic en Aceptar se visualiza la Creación de la cotización. En la opción de Buscar cliente se ingresa el nombre del nuevo cliente a quien va dirigida la cotización y se realiza clic en el botón de la derecha Cargar, adicional a esto se puede editar los productos seleccionados en el documento si se desea. Clic en Siguiente hasta finalizar con la impresión del documento. Ver imagen a continuación:

Como copiar una cotización a un nuevo cliente 2

 

Ver siguiente tema: Aplicación de Retenciones

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Aplicación de Retenciones

Contenido

Retención en la fuente
Aplicar Retención en la Fuente a una factura
Retenciones en el IVA
Aplicar Retención en el IVA a una factura
Retención en el ICA o Reteica
Aplicación de Reteica en una factura

Para aplicar las retenciones se debe identificar en primera instancia los diferentes conceptos en cada factura, no solo para aplicación de la retención sino para efectos contables. A continuación se discriminan las diferentes aplicaciones de Retención en una factura:

 

Retención en la fuente

La Retención en la Fuente debe ser aplicada por toda persona o empresa que tenga la calidad de Retención en la fuente y se aplicara a toda persona o empresa que sea sujeto pasivo de retención.

NOTA: Para aplicar la retención en la fuente a un cliente es importante conocer la tarifa de retención por conceptos, teniendo en cuenta el monto del pago, y considerando el UVT[1] del año en curso y según lo estipulado por la ley.

 

Aplicar Retención en la Fuente a una factura:

  1. Se dirige al icono Tercero ubicado en la parte superior de la plataforma.
  2. Realizar la búsqueda del cliente ingresando el en filtro el nombre del tercero o su número de documento, cuando aparezca la búsqueda realizada se realiza clic en el botón <Editar> Ver la imagen siguiente:

 


[1] UVT: Con el fin de unificar y facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias se crea la unidad de Valor Tributario, UVT. La UVT es la medida de valor que permite ajustar los valores contenidos en las disposiciones relativas a los impuestos y obligaciones administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

 

Aplicar Retención en la Fuente a una factura

3. A continuación aparece en la pantalla y se realiza clic en la pestaña Responsabilidades Tributarias, como se muestra en la imagen a continuación:

Aplicar Retención 2

 

4. Seleccionar una opción según la responsabilidad tributaria del tercero, en este caso se seleccionó: Retención en la fuente a título de renta
5. Clic en guardar.
6. Luego de que ha sido configurado el tercero se aplica la rete fuente en la factura de la siguiente manera:

    1. Se realiza clic en facturas
    2. Clic en Nuevo, para generar una factura de venta
    3. Después de seleccionar los productos, se despliega el menú de Rete fuente, seleccionar el porcentaje, según el cliente.
    4. Clic en Aplicar.

Como se observa a continuación:

Retención en la fuente

 

Luego aparece un cuadro con el siguiente mensaje:

Retención en la fuente 2

 

5. Clic en <aceptar>

A continuación aparece en la factura el porcentaje retenido:

factura el porcentaje retenido

 

6. Por último se procede con la facturación de la venta. Ver proceso como realizar una factura de venta.

 

Retenciones en el IVA

La retención en la fuente por IVA, consiste en que el comprador, al momento de pagar su compra, retiene al vendedor un porcentaje del valor del IVA (Según Articulo 42 de la ley 1607 del 2012 del ET), la retención en la fuente por IVA se practica siempre y cuando el hecho u operación económica supere una base mínima establecida, según el concepto ya sea por servicios o compras, considerando el UVT (Unidad de Valor tributario) del año en curso.

 

Aplicar Retención en el IVA a una factura

  1. Clic en Facturas
  2. Clic en Nuevo para generar una factura de venta
  3. Después de seleccionar los productos, en el cuadro donde se totaliza los valores, se ingresa de manera manual el porcentaje, según el establecido y se realiza clic afuera del recuadro para aplicar la retención.

Como se observa en la siguiente imagen:

Aplicación de la retención en el IVA

 

Retención en el ICA o Reteica

La retención de ICA es un mecanismo de recaudo anticipado del impuesto de industria y comercio municipal, la cual tiene una legislación diferente en cada municipio de nuestro país, y por lo tanto solo se debe aplicar a los clientes que tengan cede en el mismo municipio del agente retenedor.

 

Aplicación de Reteica en una factura:

  1. Clic en facturas
  2. Clic en Nuevo para generar una factura de venta
  3. Después de seleccionar los productos, en el cuadro donde se totaliza los valores, se ingresa de manera manual el porcentaje del Reteica según lo establecido en cada Municipio, luego se realiza clic afuera del recuadro, para generar la retención.

Como se observa en la siguiente imagen:

Aplicación de Rete ICA

 

Fin Del Módulo

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