Pantallazo Inicial de Ventas

El módulo de ventas Le permite realizar facturas y analizar en un tablero de control: el comportamiento en ventas de la empresa, control de puntos de venta y transacciones, indicadores corporativos, Facturas Corporativas, Devoluciones, pedidos, cotizaciones, cronología de ventas, Top de productos más vendidos.

A continuación aparece en la pantalla el Resumen de ventas donde se observa las transacciones realizadas durante el mes, las ventas por días, y los productos más vendidos, desde la columna izquierda se generan todas las actividades comerciales como: facturación de ventas, compras, devoluciones. (Más adelante se explica cada uno de ellos).

pantalla inicial de ventas

 

Al realizar clic sobre Ver Detalle, se visualiza la siguiente información:

Top de los productos más vendidos

 

Ver siguiente tema:     Gestión de Facturación

Gestión de Facturación

Contenido

Listado de Facturas
Búsqueda de una factura
Imprimir Listado de facturas
Exportar Listado de Facturas
Factura en Borradores
¿Cómo terminar la venta de una factura que ha sido guardada?

 

Una factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de operación de compraventa y contiene información relevante de los productos, información comprador, datos de la empresa, etc.

Listado de Facturas

Para conocer el listado de facturas, se debe realizar lo siguiente

  1. Clic en Empresa
  2. Clic en Facturas y aparecen en la pantalla las últimas facturas de ventas generadas a los clientes y se puede observar las características de estas, en las columnas de izquierda a derecha así:
  • Consecutivo: Número de identificación de la factura.
  • Tipo: Si es factura de venta o factura manual.
  • Fecha: Fecha de creación de la factura.
  • Cliente: Nombre del cliente
  • Vendedor:  Empleado que hizo la venta
  • Ciudad: Lugar de generación de la factura.
  • Sucursal: Terminal de facturación donde se está generando la venta.
  • Total: Valor de los productos antes de IVA.
  • IVA: Impuesto sobre el producto vendido.
  • Valor: Valor Total de la factura más el impuesto (IVA).
  • Reteiva[1]: Este campo es requerido cuando el cliente es Régimen común
  • Rete fuente[2]: Este campo es requerido cuando el cliente es Régimen Común.
  • Total pagado: Valor total de la factura descontando el Reteiva y la Rete fuente en caso de que se requiera.

Listado de facturas


[1] Reteiva: Consiste en que el comprador, al momento de causar o pagar la compra, retiene al vendedor un porcentaje del valor del IVA según lo estipulado en el ET (Estatuto Tributario).

[2] Rete fuente: Mecanismo para recaudar impuestos anticipadamente, que consiste en restar de los pagos o abonos en cuentas un porcentaje determinado por ley, a cargo de los beneficiarios de dichos pagos o abonos en cuenta.

 

Búsqueda de una factura

Si se desea buscar una factura en el sistema que ya ha sido generada, se realiza los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Facturas.
  3. Filtrar una opción de Búsqueda. Se pueda filtrar la búsqueda por: Ciudad, Cliente, Número de Documento, Sucursal, Terminal, Bodega.
  4. Según el filtro elegido, se debe seleccionar de la lista desplegable, la opción que desea encontrar o también podrá escribir las iniciales de la opción de búsqueda y seleccionar la indicada cuando le aparezca el nombre en el recuadro.
  5. Seleccione el filtro por un rango de fechas.
  6. Clic en la Lupa de Búsqueda.

Búsqueda de una factura

 

 

Imprimir Listado de facturas

Si se desea Imprimir el Listado de las facturas generadas, se realiza los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en facturas.
  3. Filtrar una opción de búsqueda: Ciudad, cliente, Numero de documento, Sucursal, Terminal, Bodega.
  4. Según el filtro elegido, se debe seleccionar de la lista desplegable, la opción que desea encontrar o también podrá escribir las iniciales de la opción de búsqueda y seleccionar la indicada cuando le aparezca el nombre en el recuadro.
  5. Se puede filtrar por un rango de fecha.
  6. Clic en la Lupa de Búsqueda.
  7. Clic en Imprimir.

Como se observa en la siguiente imagen:

Imprimir listado.

8. Aparece el listado de facturas en formato PDF y se realiza clic en el icono de la impresora ubicado en la parte derecha, como se observa en la siguiente imagen:

 

listado de facturas2.

 

Exportar Listado de Facturas

Si se requiere exportar el Listado de facturas a formato de Excel se realiza los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Facturas.
  3. Se escoge un rango de las facturas que desea exportar, ya sea por Cliente, Ciudad, Número de Documento, Sucursal, Terminal, Bodega; o se puede filtrar por un rango de fecha.
  4. Según el filtro elegido, se debe seleccionar de la lista desplegable, la opción que desea encontrar o también podrá escribir las iniciales de la opción de búsqueda y seleccionar la indicada cuando le aparezca el nombre en el recuadro.
  5. Clic en la Lupa de Búsqueda.
  6. Clic en Exportar.

Exportar Listado de facturas

 

 

Factura en Borradores

Cuando se ingresa al listado de facturas, se encuentra en el parte superior el icono <Borradores>, en este se almacenan las facturas que no han sido registradas aun como venta y que el vendedor ha guardado antes de ser facturadas y que después se procederá con la venta.

Factura en Borradores

 

¿Cómo terminar la venta de una factura que ha sido guardada?

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Facturas.
  3. Clic en Borradores.

terminar la venta de una factura

 

4. Luego aparece el listado de facturas guardadas. Para acceder a una factura; se debe ubicar el cursor en la factura requerida y realizar clic en el botón seleccionar como aparece en la siguiente imagen.

Factura guardadas
5. Por último se procede con la facturación. Para ampliar información ver título Generación de una factura con usuario registrado o existente en el sistema.

 

Ver siguiente tema:     Creación de una Factura

Volver arriba.

Creación de una Factura

Contenido

Registro Factura Manual
Pasos para registrar una factura manual en el sistema Administratuempresa.com
Generación de Factura de Venta con usuario registrado o existente en el sistema
Generación de Factura de Venta con usuario no registrado en el sistema
Cambiar Vendedor de la Factura realizada
Aplicar descuento en la factura
Cambiar el Precio de un producto en el proceso de facturación
Cambiar de forma rápida el Precio de un producto
Imprimir una Factura

Para efectos tributarios todas las personas naturales o jurídicas que sean comerciantes deben expedir una factura donde indique el precio y su pago total o parcial según Art. 944 Código de Comercio.

Desde la plataforma Administratuempresa.com se pueden generar dos tipos de Facturas, que se explicaran a continuación:

Registro Factura Manual

Como persona jurídica perteneciente al Régimen Común, debe tener una resolución de facturación para generar las ventas.

La resolución de facturación manual es la resolución emitida por la DIAN para utilizar en un talonario impreso con el consecutivo asignado y la cuál se diligencia manual.

En caso de que haya realizado una venta con facturero manual (Talonario), esta se debe registrar en el  sistema Administratuempresa.com únicamente para efectos de descarga de inventario, ya que la factura válida en este caso es la que genero de forma manual.

 

Pasos para registrar una factura manual en el sistema Administratuempresa.com

Tener a la mano la factura manual.  

  1. Clic Empresa.
  2. Clic Facturas.
  3. Clic en Nuevo.

Factura Manual

 

4. Seleccionar la opción Registro de Factura Manual.
5. Ingresar el consecutivo de la factura manual en el campo a continuación.
6. Seguir llenando los campos siguientes, de acuerdo a los datos de la factura manual.

Clic en Siguiente, hasta terminar con la Impresión de la factura.

Factura Manual 2

 

 

Generación de Factura de Venta con usuario registrado o existente en el sistema

Para generar una factura de venta se realiza los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Facturas.
  3. Clic en Nuevo, ubicado en la parte superior derecha.

Como se observa en la siguiente imagen:

factura de Venta

 

4. Luego aparece en la pantalla la <Creación> de la Factura donde se deben diligenciar los campos requeridos de la siguiente manera:

Creación de una factura.

 4.1 Tipo: Factura de venta

4.2 Vendedor: En este campo se selecciona el nombre del vendedor, que ya se encuentra registrado en el sistema. (Si el usuario no se encuentre registrado en el sistema ver Proceso Creación de un Tercero).
4.3 Cliente: Cuando el cliente ya está creado en el sistema; se tiene la posibilidad de ubicar al cliente bajo dos criterios de búsqueda:
4.3.1) Criterio Búsqueda por Identificación: Se refiere al tipo de documento de identificación del cliente que puede ser: Cédula de ciudadanía, Cédula de Extranjería, Nit, PP, Tarjeta de identidad.
Para realizar la búsqueda bajo este criterio se realizan los siguientes pasos:

1. Se selecciona el botón buscar por identificación.
2. Se escoge el tipo de documento.
3. Se escribe el número de documento.
4. Clic en la Lupa de búsqueda como lo muestra la siguiente imagen.

4.3.2) Búsqueda por nombre: Se refiere a la búsqueda por el nombre del cliente.
Para realizar la búsqueda bajo este criterio se realizan los siguientes pasos:

1. Se selecciona el botón buscar por Nombre.
2. Se escribe iniciales del nombre del cliente e inmediatamente el sistema lo muestra en una lista desplegable.
3. De la lista desplegable elijo el nombre y apellido del cliente requerido.
4. Clic en cargar.
5.Después de cargar el cliente a quién se le va a facturar; se debe seleccionar los productos para vender; existen dos criterios de búsqueda de productos:

a.Criterio de Búsqueda por Lector Código de barras: Se ubica el cursor en el recuadro y se desliza la pistola lectora sobre el código de barras del producto, luego se realiza clic sobre el icono “+” para adicionar el producto y a continuación éste aparecerá en la factura, si desea Ver imagen:

Criterio de Búsqueda por Lector Código de barras

b. Criterio de Búsqueda por nombre o referencia del producto: se realiza clic sobre el icono de la lupa para buscar el producto y a continuación aparece la lista de productos y se realiza los siguientes pasos:

1) Ingresar el nombre del producto.

2) clic en el icono de la lupa para generar la búsqueda.

3) seleccionar el producto e ingresar las cantidades requeridas.

4) clic en Seleccionar. Como se ilustra a continuación:

Selección de productos para la factura de venta

Después de realizar clic muestra lo siguiente…

Selección de productos para la factura de venta 2

6. Luego aparecen los productos seleccionados en la factura, el cual también podrá adicional una observación o detalle pertinente referente. Ver ilustración a continuación:

detalle pertinente referente

7. Una vez se haya verificado la factura con las observaciones pertinentes se debe seleccionar el medio de pago.

Los medios de pago que contiene la plataforma son: Efectivo, Nota a crédito, Crédito, Bonos, Vales, Cheques, Tarjeta Crédito, Tarjeta Débito, Cajas, Bancos, Otros.. 

8. Se realiza Clic en <siguiente>
9. A continuación aparece el estado <Confirmación> de la Factura, con el fin de revisar la factura y los ítem relacionados; en caso de corregir algún dato, se debe dar clic en  <anterior> para editar la factura, de lo contrario se da clic en  <siguiente>
10. Clic en para finalizar la Factura. <siguiente>

detalle pertinente referente 211. Clic en el icono de Impresión para imprimir la factura.

Imagen Impresión de factura

 

 

 

Generación de Factura de Venta con usuario no registrado en el sistema

    1. Se sigue los pasos del proceso Generación de factura con usuario registrado o existente en el sistema hasta el # 4.2.
    2. Si al ingresar los datos de criterio de búsqueda como identificación o nombre y no se carga el nombre del Cliente, es porque no se encuentra registrado en el sistema y aparecerá el siguiente cuadro:

Generación de factura

 

Clic en <Aceptar>.

3. Aparece un formulario para diligenciar los datos del nuevo cliente que se va a crear, como se observa en la imagen siguiente:

formulario llenar todos los datos

 

Información general

Tipo de persona: Se debe de elegir el tipo de persona que es el cliente. Jurídica: Empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de esta. Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal.

Tipo de identificación: Se elige el tipo de identificación del cliente: Cedula de ciudadanía, Cedula de Extranjería, NIT, PP (Pasaporte), Tarjeta de identidad.

Cedula/Nit: Según el tipo de identificación, se ingresa el número. Tener en cuenta que el Nit se ingresa sin digito de verificación.

Razón social: Se diligencia cuando se trata de una empresa y es el nombre que está inscrito en Cámara de comercio.

Nombres: El nombre del cliente (Campo es obligatorio).

Apellidos: Apellido del cliente (Campo obligatorio).

Género: Femenino, Masculino, No aplica (en caso de ser una empresa), Sin información.

Fecha de cumpleaños: Esta opción, si el tipo de persona es Natural.

Estado civil: Si el tipo de persona es Natural.

Aniversario: Campo opcional.

Correo electrónico: email de contacto del cliente o empresa.

Teléfono: Número telefónico del cliente.

Teléfono celular: Campo opcional

Dirección: Ubicación o Domicilio la empresa o el cliente.

Ubicación: País, ciudad y departamento donde está ubicado el cliente o la empresa según el caso.

 

4. Clic en <aceptar>

Después de haber creado el cliente, se procede con la facturación utilizando el lector de código de barras o buscando el producto en el icono de la lupa, luego aparecerá la lista de los productos, como se observa a continuación:

Seleccionar Productos

 

5. A continuación se visualizan los productos seleccionados en la factura de la siguiente manera:

productos seleccionados en la factura

6. Una vez se haya verificado la factura con las observaciones pertinentes se debe seleccionar el medio de pago.
7. Se realiza Clic en <Siguiente>.
8. A continuación aparece el estado <Confirmación> de la Factura, con el fin de revisar la factura y los ítems relacionados; en caso de corregir algún dato, se debe dar clic en <Anterior> para editar la factura, de lo contrario se da clic en <Siguiente>.
9. Clic en <Siguiente> para finalizar la Factura.

factura

 10. Clic en el icono de Impresión para imprimir la factura.

factura fin

 

Cambiar Vendedor de la Factura realizada

Si se desea cambiar el vendedor en una factura que ya ha sido generada se realiza los siguientes pasos:

  1. Se busca la factura. (Seguir proceso Búsqueda de una Factura)
  2. Una vez visualizada la factura se ubica el cursor en la casilla Vendedor y se selecciona el nuevo vendedor.
  3. Se realiza clic en el botón Cambiar Vendedor
  4. Se visualiza el mensaje de verificación: Se actualizo correctamente el vendedor.

Ver imagen a continuación:

Cambiar vendedor en una Factura.

 

Aplicar descuento en la factura

  1. Seguir los pasos del proceso Generación de una factura con usuario registrado o existente en el sistema hasta el # 6.
  2. Cuando ya estén seleccionados los productos se ingresar de manera manual el descuento en el recuadro del porcentaje ubicado en la parte derecha y se realiza clic en Aplicar, como se muestra en la imagen:

descuento en la factura

 

3.  A continuación arroja el siguiente mensaje y se da clic en Aceptar

confirmar descuento

 

4. Por ultimo saldrá discriminado en el total de la factura el descuento, como se muestra en la imagen a continuación:

descuento en factura 4

 

Cambiar el Precio de un producto en el proceso de facturación

  1. Ver el proceso de Facturación: Generación de Factura de Venta con usuario registrado o existente en el sistema  hasta el paso # 6 dónde aparecen los productos seleccionados para la venta relacionados en la factura.
  2. Se realiza clic en el Botón <Editar> Ver imagen a continuación:

Cambiar el Precio de un producto en el proceso de facturación
3. Luego se visualiza el siguiente cuadro, dónde aparecen los siguientes campos:

a. PLU: Es la referencia del producto.
b. Producto: Nombre del producto.
c. Precio: Este precio es que se desea cambiar, tener en cuenta que se debe escribir el Precio sin IVA, se       escribe el Precio Base ya que más adelante el sistema le calcula el respectivo impuesto.
d. Cantidad: Es el número de unidades que se venderá del producto.
e. Descuento: Es el descuento que se aplicará al producto.

 cambiar precio de producto en la factura
4. Se ingresa el nuevo precio del producto y se realiza clic en Guardar.

 

Cambiar de forma rápida el Precio de un producto

Para cambiar el precio a un producto se debe seguir los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Catálogo de Productos.
  3. Clic en Lista de Precios; se busca el nombre de la lista de precios deseada.
  4. Clic en Editar.

Ver imagen a continuación:

Actualizar precio de un producto

 

5. Luego se visualiza la lista de precios seleccionada.
6. Clic en la pestaña de Productos y buscar el producto (se puede buscar diligenciando el nombre o referencia del producto en la casilla y realizando clic en la lupa).
7. Clic sobre el precio del producto. Como se indica en la imagen a continuación:

Cambiar precio de un producto

 

8. Aparece un recuadro del producto seleccionado. Con Tres campos:

a. Impuestos: Por defecto aparece al porcentaje del impuesto en la configuración del producto.
b. Precio: se escribe el precio del producto con el IVA incluido.
c. Precio sin impuesto: este campo automáticamente lo calcula el sistema de información, no se debe escribir en este campo.

9. Clic en Guardar para guardar cambios.

Cambiar precio de un producto fin

 

Imprimir una Factura

Para imprimir una factura que ya ha sido generada en el sistema se realiza los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en factura.
  3. Seleccionar una opción de filtro para la búsqueda para la factura ya sea por Ciudad, Cliente, Número del documento, Sucursal, Terminal, Bodega o rango de fechas.
  4. Diligenciar el campo siguiente según opción de búsqueda.
  5. Clic en el icono lupa. Ver imagen a continuación:

imprimir una factura

 

6.  Luego se visualiza la siguiente imagen

imprimir una factura 2

 

7. Clic en el icono Imprimir

Finalizar e imprimir Factura

 

Ver siguiente tema: ¿Cómo crear una factura de venta a crédito?

Volver arriba.

¿Cómo crear una factura de venta a crédito?

1. Se sigue los pasos del proceso Generación de factura de venta con usuario registrado o existente en el sistema hasta el  #7 que explica la selección de medios de pagos.

VENTA A CREDITO

Cuando se realiza una Venta a crédito se debe elegir la fecha de vencimiento de la factura como lo indica la imagen.

 

2. En los medios de pago se elige el medio de pago de Venta a Crédito  Clic en Siguiente, como lo muestra la siguiente imagen:

MEDIO DE PAGO D ELA VTA A CREDITO

3. En este paso me confirma que recibió el medio de pago a crédito como se visualiza en la siguiente imagen y realizar clic en siguiente:

confirmacion medio de pago que recibio la vta a credito

4. Finalmente la factura se generó en el sistema y aparece lista para ser descargada del sistema y clic en finalizar.

factura lista para ser descargada

 

Ver siguiente tema: Exportar una Factura

Volver arriba.

Exportar una Factura

Si se desea exportar una factura de venta a otro formato es necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Ver el proceso Como imprimir una factura hasta el paso # 7 dónde le realiza clic en imprimir la factura.
  2. Seleccionar el formato que se desea exportar la factura. Los tipos de formatos en los que se puede exportar una factura son: PDF, CVS, EXCEL, RICH TEXT FORMAT, TIFF, WEB ARCHIVE.
  3. Clic en Exportar, como se observa en la siguiente imagen:

Exportar factura

 

Ver siguiente tema:    Anular una Factura

Anular una Factura

Para anular una factura ya generada, se realiza los siguientes pasos:

  1. Ver el proceso Como imprimir una factura hasta el paso # 5 dónde se encuentra la factura buscada.
  2. Realizar Clic en el icono Anular tal como lo indica la imagen; Cuando se realiza clic en Anular arroja una pregunta de confirmación: ¿Está seguro de Anular el documento? – Clic en Aceptar. Ver imagen a continuación:

Anular una factura

 

3. Después de realizar clic en Aceptar se visualiza el mensaje de confirmación de la anulación del documento:

confirmación de anulación de factura

 

Ver siguiente tema:     Medios de Pago en la Factura

Medios de Pago en la Factura

Contenido

¿Como Pagar una factura en Efectivo?
¿Cómo Pagar una factura con Tarjeta de crédito o Tarjeta Débito?
Pago Rápido en una Factura de venta
¿Cómo Pagar una factura de venta con dos medios de pagos?
¿Cómo pagar una factura con un anticipo?

 

Después de generar una factura de venta el cliente tiene varias opciones de pago tales como: Efectivo, Tarjeta de Crédito, Crédito, Aplicación de Notas Crédito, bonos, vales, entre otros y se aplican en la factura de la siguiente manera:

 

¿Como Pagar una factura en Efectivo?

  1. Ver proceso Generación de Factura de Venta con usuario registrado o existente en el sistema Hasta el paso # 7: Una vez se haya verificado la factura con las observaciones pertinentes se debe seleccionar el medio de pago.
  2. Para aplicar el medio de pago Efectivo en la factura, se dirige en la parte inferior derecha, se despliega las opciones y se elige Efectivo y se realiza clic en Siguiente, para generar el Pago. Ver imagen a continuación:

Pagar una factura en efectivo

 

¿Cómo Pagar una factura con Tarjeta de crédito o Tarjeta Débito?

  1. Ver proceso Generación de Factura de Venta con usuario registrado o existente en el sistema hasta el paso # 7: Una vez se haya verificado la factura con las observaciones pertinentes se debe seleccionar el medio de pago.
  2. Se elige pago Rápido. En el cuadro siguiente llamado Referencia se ingresa el código de Autorización que aparece en el voucher (tiquete que genera el datafono una vez se desliza la tarjeta para cancelar la factura de venta). Clic en siguiente.

pagar una factura con tarjeta de Crédito o Débito

 

Luego de realizar clic en Siguiente se visualiza el pago ya generado.

pagar una factura con tarjeta de Crédito o Débito2
3. Finalmente se da clic en Siguiente para imprimir la factura.

 

Pago Rápido en una Factura de venta

Esta opción permite seleccionar un solo medio de pago ya sea: Efectivo, Tarjeta Crédito, Tarjeta Débito o Crédito, Sistema de Crédito, entre los otros medios de pago, para aplicar el Pago Rápido es necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Ver proceso Generar una factura de venta con usuario ya registrado o existente en el sistema hasta el # 7, una vez se haya verificado las observaciones pertinentes.
  2. Seleccionar el medio de pago ubicado en la parte inferior derecha y se realiza clic en Rápido, se elige el medio del pago y por ultimo Siguiente para ejecutar el pago. Como se observa en la imagen a continuación:

Seleccionar Pago Rápido

 

Después de realizar clic en Siguiente queda confirmado el medio de pago y se finaliza realizando clic de nuevo en Siguiente para imprimir la factura. Ver imagen a continuación:

Pago rápido en una factura de venta

 

¿Cómo Pagar una factura de venta con dos medios de pagos?

Esta opción permite mezclar dos medios de pago en una factura de venta ya sea efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta débito,  venta a crédito entre los demás medios de pago.

Para entender este proceso se ilustrara el siguiente ejemplo: El Sr. Juan Guillermo Builes compra a Confecciones Ltda. Mercancía por valor de $4.020.000 y desea cancelar su factura de la siguiente manera: $2.010.000 en efectivo y $2.010.000 a Crédito. Para efectuar este pago en el sistema Administratuempresa.com se realiza el siguiente proceso:

  1. Seguir proceso Generación de factura de venta con usuario ya registrado en el sistema hasta el # 7, donde se selecciona el medio de pago.
  2. Para mezclar estos dos medios de pago: Se realiza clic en  medio de pago Avanzado que está ubicado en la parte inferior derecha.  Clic en Siguiente.

Pago avanzado con dos medios de pago

 

3. Una vez se realiza clic en Siguiente, se ingresa la información sobre los pagos en el siguiente orden:

  1. Primer recuadro: seleccionar el primer medio de pago que el cliente solicite (para el ejemplo ilustrado seleccionamos Efectivo).
  2. En la siguiente casilla se diligencia el valor a pagar con este primer medio de pago, para este ejemplo seria: $2.010.000.
  3. Clic en Adicionar.
  4. Para ingresar el segundo medio de pago se realiza el mismo procedimiento anterior.
  5. Luego se observa en el recuadro del medio las opciones de pago escogidas por el cliente con que cancela la factura.
  6. Finalmente clic en Siguiente para confirmas los pagos ingresados.

Ver imagen a continuación:

Pago de factura de venta con dos medios de pago

NOTA: En caso de un error o que se requiera  modificar los valores ingresados o los medios de pago, antes de finalizar el pago de la factura,  se realiza clic en Reiniciar Valores de Pago.

4. Finalmente se confirma los pagos y se realiza clic en Siguiente para imprimir la factura de venta.

¿Cómo pagar una factura con un anticipo?

Para pagar una factura con un Anticipo es necesario tener creado el anticipo del tercero con anterioridad.Ver ¿Cómo crear un Anticipo?

1. Clic en Empresa.

2. Clic en Ventas.

3. Hacer clic en facturas.

Pago con Anticipo

 

Una vez en se abre la ventana de facturas se visualiza una lista de facturas que ya hay creadas.

4. Se hace clic en Nuevo.

nuevo anticipo

 

5. Se busca el tercero al que se le hará la factura para pagar con un abono. en la opción de búsqueda que desee.

6. Clic en Cargar para cargar la información del tercero.

7. Se diligencian los campos como el de fecha, lista de precios en caso de que tenga listas diferentes para algún tercero, selección de bodega.

8. Seleccionar los productos que el tercero comprará. Se puede hacer por medio de código barra o con el filtro de búsqueda  (la lupa).

Factura para pagar con adelanto

8.1. En la ventana para escoger los productos se busca el producto deseado y se le pone la cantidad.

8.2. Luego de escoger el producto y la cantidad se hace clic en Seleccionar.

seleccion de productos

 

Luego de escoger los productos aparecerá una lista de ellos con su respectivo precio.

lista de productos

 

9. Se selecciona, en medio de pago la opción Pago Documento

10. En la opción de Documento se activaran los documentos que tenga el tercero; en esta caso solo tiene el documento de Anticipo.

Rapido medio de pago

11. Clic en Siguiente.

12. Después se confirma esta operación haciendo clic de nuevo en Siguiente. 

13. Por último se genera la factura de venta, se le da clic en Finalizar. 

Pago con Anticipo fin

Ver siguiente tema:     Como Realizar una Devolución de Venta

Volver arriba.

¿Cómo Realizar una Devolución de Venta?

Después de generar una factura de venta, el cliente puede realizar una devolución por cualquier motivo, para realizar dicha devolución en el sistema se realiza el siguiente procedimiento:

Lo primero que se debe realizar es buscar la factura elaborada y sobre este documento realizar la respectiva devolución; tal como se explica a continuación:

  1. Realizar  todo el proceso de Búsqueda de una Factura.
  2. Cuando se encuentre la factura, realizar Clic sobre el Número de la factura y a continuación se visualiza el detalle de la misma tal como lo indica la siguiente imagen:

Buscar factura para realizar Devolución de venta

 

3. Una vez realizado clic en el número de la factura, inmediatamente se visualiza el detalle de la misma y para iniciar la devolución se realiza clic en el botón Devolución ubicado en la parte superior derecha del detalle de la factura, luego se visualiza el mensaje “Desea realizar una devolución sobre el documento seleccionado” clic en Aceptar.

Clic para realizar la devolución del documento

 

4. Una vez realizado clic en Aceptar, se inicia la creación de la Devolución, donde se visualiza los datos de la factura como: Referencia, Descripción, Precio y Cantidades compradas, también aparecerá una columna con el título devolución, allí se ingresarán las cantidades que serán devueltas por el cliente. Clic en Siguiente para continuar con el proceso. Así como se ilustra en la siguiente imagen:

devolucion de ventas

5. Una vez se realiza clic en Siguiente, se confirma la devolución

devolucion de venta2

6. Finalmente se imprime el documento:

Imprimir Nota Crédito

 

Ver siguiente tema:     Gestión de Devoluciones

Gestión de Devoluciones

Contenido

Como pagar una factura con Nota crédito (Devolución Realizada)
Búsqueda de una Devolución de Venta.
Imprimir una Devolución
Exportar a otro formato una Devolución
Ver el detalle una Devolución y la factura asociada.
Anular una Devolución

Como pagar una factura con Nota crédito (Devolución Realizada)

Al realizar una Devolución de Venta el sistema genera una Nota Crédito a favor del cliente y si este desea hacer uso del saldo realizando una nueva compra se realiza el siguiente procedimiento:

Tener a la mano la Nota Crédito que fue emitida en el momento de la devolución, luego:

  1. Seguir el proceso del punto Generar una factura de venta con usuario ya registrado en el sistemas hasta el # 7.
  2. Se elige  el medio de pago R DOCUMENTO  y en el botón siguiente <Documento>  se selecciona el documento con que se desea cruzar la factura. Clic en Siguiente.

 

Pago de factura con Documento

 

3. Finalmente se imprime la factura.

 

Búsqueda de una Devolución de Venta.

Las devoluciones generadas en el sistema quedan almacenadas en el mismo. Para realizar una búsqueda se sigue los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Devoluciones.
  3. Usar el filtro de búsqueda por: Ciudad, cliente, Numero de documento, Sucursal, Terminal, Bodega, según el caso.
  4. Diligenciar el campo siguiente según el filtro de búsqueda.
  5. Clic en el icono de lupa para generar la búsqueda. Ver imagen a continuación:

Buscar Devolución

 

Imprimir una Devolución

Si se desea imprimir una Devolución se realiza los pasos a continuación:

  1. Seguir proceso de Búsqueda de una Devolución de venta.
  2. Clic sobre el consecutivo del documento encontrado, se visualiza el Detalle de la devolución.

Imprimir una Devolución

 

3. Se realiza clic en el botón Imprimir ubicado en la parte superior derecha del detalle de la devolución:

Imprimir una Devolución2

 

4. Finalmente se realiza clic en el icono de la impresora:

Imprimir una Devolución3

 

Exportar a otro formato una Devolución

Se puede exportar una Devolución de venta a varios formatos, siguiendo los pasos a continuación:

  1. Realizar la búsqueda de la Devolución. (Ver más detalle en el proceso Búsqueda de una Devolución).
  2. Cuando se realiza clic sobre el consecutivo, se visualiza la Devolución de venta.
  3. Clic en el botón Imprimir.
  4. Seleccionar el formato al que desea exportar desplegando el menú ubicado en la parte superior, Los formatos en los que se puede exportar una devolución son: PDF, CVS, EXCEL, RICH TEXT FORMAT, TIFF, WEB ARCHIVE.
  5. Clic en Exportar. Ver imagen a continuación:

Exportar Devolucion

 

Ver el detalle una Devolución y la factura asociada.

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Devoluciones.
  3. Aparece el Listado de devoluciones.
  4. Para ver la devolución se debe realizar clic sobre el consecutivo de la Devolución. Ver imagen.

Listado de Devoluciones.

 

5. Luego de realizar clic en el consecutivo se visualiza el Detalle de la devolución:

Listado de Devoluciones.2

 

6. Para visualizar la factura asociada, se realiza clic en el botón de devoluciones para volver al listado y sobre la devolución requerida se realiza clic en el botón Ver factura asociada como lo muestra la siguiente imagen:

Detalle de devolución 3

 

 

Anular una Devolución

Para generar la anulación de una Devolución se realiza los siguientes pasos:

  1. Realizar el proceso Búsqueda de una Devolución.
  2. Una vez encontrado el documento se realiza clic sobre el consecutivo del mismo y a continuación se visualiza el detalle de la devolución.

Anular una Devolución

 

3. Se realiza clic en el botón Anular ubicado en la parte superior derecho del documento. Se visualiza el mensaje: ¿Está seguro de Anular el documento? Clic en Aceptar.

Anular una Devolución 2

 

4. Luego de realizar clic en Aceptar, aparece el mensaje de confirmación del documento anulado:

Anular una Devolución3

 

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Gestión de Pedidos

Contenido

Como crear un Pedido
Facturar un Pedido
Ver Listado de Pedidos
Búsqueda de un Pedido
Un Pedido en Borradores
Imprimir un Pedido
Exportar un Pedido

 

Un Pedido significa la creación de una orden pendiente de compra/venta de uno o más productos y en el cual ambas partes (Vendedor y comprador) adquieren una serie de responsabilidades como por ejemplo comprometerse a entregar una mercancía a un precio determinado plasmado en este documento sin generar un registro contable ya que aún no se han generado la venta.

 

 Como crear un Pedido

Para realizar un pedido u orden de compra desde la plataforma, se realiza los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Pedidos.
  3. Clic en Nuevo.

Pasos para generar un pedido

 

4. Se inicia con la <Creación> del pedido ingresando los datos de la siguiente manera:

1) Vendedor: Seleccionar el vendedor
2) Cliente: Se busca el dato del cliente según la identificación: Cedula de Ciudadanía, Cedula de Extranjería, NIT y se realiza clic en la lupa para cargar el nombre del cliente, también puede realizar su búsqueda por el Nombre del cliente, seleccionando esta opción y realizando clic en Cargar, para ingresar el nombre.
3) Fecha de vencimiento: Escoger un rango de fecha de vencimiento del pedido.
4) Seleccionar la Bodega de donde se almacenan los productos.
5) Ingresar los productos ya sea por la pistola lectora de código de barras, o realizar clic en el icono de la lupa para generar la búsqueda. Clic en Siguiente hasta imprimir el documento.

Ver imagen a continuación:

Pasos para generar un pedido 2

Facturar un Pedido

Por medio de este proceso se convierte el Pedido en Factura, si desea facturar un pedido es necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Pedidos.
  3. Realizar la búsqueda del pedido según los criterios de búsqueda y realizar clic sobre el consecutivo del mismo.

facturar un Pedido

 

4. Luego se visualiza la orden de compra o Pedido y se realiza clic en el icono Facturar ubicado en la parte derecha superior, como se observa en la imagen a continuación:

facturar un Pedido.2
5. A continuación aparece el siguiente mensaje y se realiza clic en <aceptar>

facturar un Pedido.3

 

6. Luego de realizar clic en Aceptar para generar la factura sobre el documento, se inicia con la <Creación> de la Factura

facturar un Pedido4

 

7. Cuando se procede a facturar el Pedido, se puede realizar cambios como adicionar más productos o restar si es necesario, luego se elige el medio de pago deseado, (para más información ir a sección de Medios de pago en una factura.)
8. Clic en Siguiente hasta finalizar con la Impresión de la Factura.

 

Ver Listado de Pedidos

  1. Clic en Empresa.
  2. Realizar clic sobre Pedidos se visualiza el listado de Pedidos que han sido generados, para ver el detalle de cada uno, se realiza clic sobre el consecutivo. Ver imagen a continuación:

Listado de Pedidos

 

Búsqueda de un Pedido

Para realizar la búsqueda de un pedido almacenado en el sistema, es necesario seguir los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Pedidos.
  3. Filtrar una opción de búsqueda, Las opciones de filtro son: Ciudad, cliente, Número de documento, sucursal, terminal, bodega y rango de fechas.
  4. De acuerdo al criterio de búsqueda se debe escribir en el campo siguiente el nombre a buscar.
  5. Clic en el icono de lupa para generar la búsqueda.

Búsqueda de un Pedido

 

6. Para visualizar el detalle del pedido se debe realizar clic sobre el consecutivo, como lo muestra la imagen a continuación:

Add MediaBúsqueda de un Pedido2

 

Un Pedido en Borradores

Cuando se ingresa al listado de Pedidos, se encuentra en el parte superior el icono <Borradores>, en este se almacenan los Pedidos que no han sido registrados aun y que el vendedor ha guardado antes de emitir la orden y que después se procederá con la venta:

Como terminar con el pedido que ha sido guardado:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Pedidos.
  3. Clic en Borradores.

Pedidos en Borradores

 

4. En la lista de pedidos que se visualiza a continuación, seleccionar el número de pedido realizando clic sobre el mismo.

Seleccionar pedidos

 

5. Luego se visualiza la Orden de compra y continua con el proceso Como crear un Pedido.

Orden de Compra

 

Imprimir un Pedido

Para imprimir un pedido o una orden de compra se debe seguir los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Pedidos.
  3. Seleccionar un filtro de Búsqueda: Ciudad, Cliente, Número de Documento, Terminal, Sucursal, Bodega y rango de fechas.
  4. Clic en el icono de la lupa para generar la búsqueda.

Imprimir Pedido

 

5. A continuación se visualiza en la pantalla el detalle del Pedido.
6. Se realiza clic en Imprimir.

Imprimir Pedido.2

 

 

Impresión del pedido

impresion del pedido

 

Exportar un Pedido

Para Exportar un pedido o una orden de compra se debe seguir los siguientes pasos:

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Pedidos.
  3. Seleccionar un filtro de Búsqueda: Ciudad, Cliente, Número de Documento, Terminal, Sucursal, Bodega y rango de fechas.
  4. Clic en el icono de la lupa para generar la búsqueda.

exportar Pedido

 

5. A continuación se visualiza en la pantalla el detalle del Pedido.
6. Se realiza clic en Imprimir.

Exportar un Pedido 2

 

7. Aparece la lista de formato a exportar, que puede ser: PDF, CSV, EXCEL, RICH TEXT FORMAT, TIFF, WEB ARCHIVE se selecciona el formato deseado, finalmente se realiza clic en. <exportar>

Exportar un Pedido 3

 

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