¿Cómo ingresar a la plataforma?

1. Ingresar a la página: www.administratuempresa.com
A continuación se visualiza la pantalla principal de la página web, donde no solo ingresara a su empresa, sino también tendrá acceso a información sobre los productos y servicios, noticias de interés, Blog y artículos sobre tecnología y actualidad.

2. Luego realizar clic en el link Ingresa a tu Empresa ubicado en la parte superior derecha de la pantalla principal. Ver la imagen a continuación:

Como ingresar1

3. Luego se visualiza la siguiente imagen donde se debe diligenciar las casillas de la siguientes forma:
• Código único de la empresa: Es el código asignado por GlobalBit S.A.S para su empresa.
• Nombre de usuario: Es el usuario que utiliza para acceder a la plataforma.
• Clave de acceso: Es la clave personal asignada para el acceso a la plataforma.
Clic en ingresar, como se ve en la siguiente imagen:

Como ingresar2

 

Ver siguiente tema:Configuración de la empresa

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Configuración de la empresa

Información de la empresa.

La sección de información de la empresa permite administrar los datos básicos de la empresa:

Información general

La información general despliega los datos básicos de la empresa, estos datos son necesarios para efectuar correctamente el proceso de facturación, para administrar la información general de la empresa ejecute los siguientes pasos:

1. Clic en Configuración.

2. Clic en Empresa.

3. Clic en Configuración General.

El sistema despliega el formulario de configuración de la información general de la empresa:

informacion general

 

Al finalizar la edición de los datos de la empresa, presione el botón de guardar ubicado en la parte superior derecha de la misma pantalla y de esta manera quedará almacenada la información que usted ingresó.

 

Ver siguiente tema. ¿Cómo crear un producto de forma manual?.

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¿Cómo crear un producto de forma manual?

  1. Se hace clic en el icono de empresa.
  2. Luego en el panel de la parte izquierda se selecciona la opción de Catálogo de Productos.
  3. Se selecciona un Grupo de Productos que previamente ya debe estar creado.
  4. Ir hasta el icono que dice nuevo y hacer clic.

crear producto   Después de seguir los pasos anteriores se visualizarán las opciones que le servirá para introducir la información de los productos nuevos.

1. Ficha de configuración del producto

En esta nueva ventana es necesario introducir la información del producto que vamos a crear (los campos que tienen asterisco son indispensables para poder crear el producto nuevo.) crear producto 2   crear producto 2.2

1. Información general del producto

1.1. Identificador interno: Identificador del producto, es asignado automáticamente por el sistema

1.2. Referencia: Es el código de identificación que le asignaremos al producto.

1.3. Nombre del producto: Nombre con el que los clientes identificarán nuestro producto.

1.4. Descripción: Este campo es para asignarle información complementaria al producto.

1.5. Grupo: Aquí se puede ver en que grupo estamos creando el producto.

1.6. Tipo de Código de Barras: En este campo se tienen disponibles dos opciones predeterminadas para generar el código de barras del producto.

a. Automático: Es un código consecutivo de 12 dígitos y se genera de forma automática en la plataforma.

b. Derivado de la referencia  (concatenar código generado)Cuando el código de barras es derivado de la referencia el código comenzará con la referencia seguido de los códigos de los atributos que posea el producto.

Por ejemplo.

Codigo concatenado

1.7. Tipo de Producto: Es importante definir si lo que se esta vendiendo es un bien, un servicio o un bono

Bien: Son productos tangibles que se pueden consumir; como por ejemplo ropa o comida.

Servicio: Son productos intangibles. Los servicios son acciones que las personas realizan y que cobran por hacerlo, como un corte de cabello o un servicio de limpieza.

Bono: Este tipo de producto consiste en comercializar bonos de diferentes valores, y estos son intercambiables por cualquier otro tipo de producto.

1.8. Producto para la Compra: Se selecciona esta opción si el producto se compra.

1.9. Producto para la Venta: Esta casilla siempre va a estar activada.

1.10. Producto para producción: Esta casilla se activa si el producto ofrecido es producido por la empresa.

1.11. Producto Activo: Si el producto está disponible para la venta la casilla debe estar activada, y si el producto ya no se vende la casilla debe estar desactivada.

1.13. Unidad de medida: Dependiendo del tipo de producto que se ofrezca seleccionamos la unidad de medida que este requiera. Las Unidades de medidas son las unidades estándar definidas por la DIAN y son:

unidades de medida

1.14. Costo:  Es el costo teórico del producto el valor que le cuesta a la empresa producir o comprar el producto o servicio.

  • El costo que va registrado es inicial y este se irá modificando según el costo que se ingrese ya sea en las operaciones de factura de venta o ingreso de inventario Manejo de inventario.

1.15. Aplicar costo a todas las listas de costo: Esta Opción se eligen únicamente si el producto que se está configurando, está en la figura de producto en consignación (la empresa lo recibe en consignación)  y  si se elige la opción Aplicar costo a todas las listas de costo.

Ese costo de copia a todas las listas de costos de las diferentes bodegas en dónde se encuentra almacenado dicho producto en consignación.

2. Impuestos

2.1. Venta: 

2.1.1. Clasificación Tributaria:

a. Excluido: Hay bienes que están excluidos del impuesto sobre las ventas, esto quiere decir que no generan Iva y su producción y/o comercialización no convierte al comerciante en responsable de este impuesto. Si su producto cumple con estas condiciones seleccione esta opción.

b. Exento: Si su producto en un bien exento de algún tipo de impuesto, seleccione esta opción y configure El iva que le corresponda en Grupos de impuesto de iva.

c. Grabado: Los productos gravados son aquellos que causan Iva, y que se dividen según la tarifa que se les aplique. En Colombia existen varias tarifas.

d. No Aplica: Para quienes no estén obligados a declarar, o sea, para el tipo de empresas que son régimen simplificado.

2.1.2. Grupo de Impuesto:

Si en la clasificación tributaria su producto fue marcado como excluido o exento el grupo se asignará automáticamente según su elección.

Si su producto fue elegido con la opción, No Aplica, el Grupo de Impuesto se desactiva automáticamente.

En el caso de que el producto este Grabado en esta opción le aparecerán una lista desplegable de tipos de iva que se configuran previamente en la Configuración de los Grupos de impuesto de iva.

iva de creacion de prodctos

2.2. Compra: Las opciones de impuestos de compra se activan solo si la casilla de “Producto para producción” también se encuentra activada. Clasificación Tributaria Grupo de Impuesto  

3. Inventario

3.1. Manejo de Inventario:

Descargar insumos: Se elige esta opción cuando el producto esta compuesto de otros insumos (elementos) en su definición. Ejemplo: un cóctel margarita; esta compuesto por tequila, zumo de limón, triple sec, etc. Este tipo de producto en la opción de inventarios se elige descarga de insumos para que descargue las cantidades pertinentes de los ingredientes o elementos que lo componen.

Descargar producto: En este caso lo que se ofrecerá es un producto simple o un producto básico que no tiene ninguna otra dependencia de insumos.

No maneja inventario: Se elige en el caso de que la empresa ofrezca solo servicios y que no manejan inventarios.

3.2. Tipo de Inventario por Defecto: las opciones de este campo solo se habilitan cuando se ha seleccionado en manejo de inventario la opción de Descarga de producto.

Propio/Terminado: Es el producto que compra la empresa y tiene el nombre de propio porque pertenece a la empresa derivado de un proceso de compra o de un proceso interno de producción.

Consignación: Es el producto que la empresa recibe en préstamo por medio de una remisión y sobre el cual la empresa debe tener un manejo diferente del producto propio ya que sobre el producto en consignación tendrá que reportar la venta de los mismos a su proveedor en un periodo de tiempo determinado. Por lo tanto esta opción se elige cuando se tiene la figura de recibir producto en consignación.

Producto en proceso: Son los productos que se encuentran en proceso de elaboración y regularmente no están a la venta al publico ya que su proceso de producción no ha finalizado.

3.3. Mínimo en Stock de Inventario: Determina la mínima cantidad de productos en inventario, Si especifica cero (0) no se controlará el mínimo en stock de inventarios.

4. Información Contable

Modelo de cuenta: Esta opción ayuda a controlar el manejo de inventarios a nivel contable.

Cuenta PUC para la compra: En esta opción seleccionamos el tipo de cuenta (código de cuenta), con el que irán marcadas las compras del producto a nivel de PUC .

Retención en la Fuente: La configuración de las retenciones es opcional y es para predeterminar la retención del producto.

5. Configuraciones de Variaciones del Producto

Crear Producto con Plus: Se selecciona esta casilla cundo el producto que se esta creando va a llevar atributos.

Asignación de Costo: ( Costo:  Es el costo teórico del producto el valor que le cuesta a la empresa producir o comprar el producto o servicio.)

a. Usar el mismo costo en todos los PLU: Se elige esta opción si los atributos que se le asignarán al producto no afectarán el costo original del producto. Por Ejem. si tenemos el producto Camisas y hay dos unidades con un atributo de color diferente (azul y roja), este atributo puede no afectar el costo del producto.

b. Usar costo diferente por PLU: Esta opción de se selecciona cuando los atributos que se le asignan al producto influyen en el costo original. Por Ejem. si tenemos el producto Camisas y hay dos unidades con un atributo de Talla diferente (S y XL), este atributo sí puede afectar el costo del producto.

Asignación de Precio: (Precio: Pago asignado a la obtención de un bien o servicio o, más en general, una mercancía cualquiera.)

Funciona de la misma manera que la asignación del costo, pero con el precio de venta.

6. Atributos seleccionados para el producto

Para asignar atributos a los productos se tienen que seguir los siguientes pasos:

1. Para agregarle los atributos a un producto se realiza clic al botón Agregar Atributos.

atributos del producto paso 1

Aparecerá una ventana nueva, y en esta veremos dos pestañas: Seleccionar atributos e Ingresar atributos.

1.2. En la pestaña Seleccionar atributos tenemos la oportunidad de escoger atributos que hayamos creado con anterioridad.

1.3 Como por ejemplo un sabor, dependiendo del producto y los atributos que sean propios de él.

1.4. Para finalizar la selección de los atributos se da clic en el icono de guardar.

SELECCION DE TRIBUTOS

2. La pestaña de ingresar atributos sirve para crearle atributos que tal vez no existen en el momento de la creación del producto.

  •  La generación del PLU (se utiliza para productos que contengan atributos, ya que la combinación de estos atributos generan varias referencias que son las que van a mover inventarios, ventas y todos los movimientos dentro de la plataforma.)

2.1. Ingresar un atributo.

a. Si al producto le sirve uno de los grupos que ya han sido creados solo es necesario escoger el grupo.

b. Se introduce el nombre que va llevar el atributo.

c. Luego se ingresa el código PLU para diferenciar el atributo.

d. Por último le damos clic en el botón guardar atributo.

2.2. Puede ingresar un grupo de atributos. Si el producto necesita un grupo de productos nuevo también es posible crearlo al mismo tiempo que le creamos un atributo.

a. Solo basta con ingresar el nombre del grupo.

b. Luego darle clic en el botón guardar grupo.

3. Cuando se termine de ingresar el atributo y/o el grupo del producto nuevo finalizamos dándole clic en el icono de GUARDAR.

Nota: si se va a ingresar el atributo y el grupo, primero ingrese el grupo y después el atributo.

ingresar atributos

Después de este paso vuelve a salir el formulario anterior, donde estábamos ingresando la información del producto, y en la parte inferior aparecen los atributos en estado de pendiente. 

4.  Para finalizar el proceso de creación del producto es necesario darle clic en el icono de guardar. 

Fin de crear productos

Ver siguiente tema. ¿Cómo verificar que le producto se creó de forma exitosa?.

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¿Cómo verificar que el producto se creó de forma exitosa?

Después de crear un producto se puede verificar si fue creado correctamente, para hacer esta verificación se siguen los siguientes pasos:

1. Hacer clic en configuración.

2. Selecciones la opción de Listado de grupos y bodegas.

3. Cuando le aparece el listado de las Bodegas, se selecciona la que desee revisar.

verificar creacion de productos

 

Dentro de la ventana que acaba de abrirse se pueden visualizar los productos de la bodega que acaba de escoger, aquí puede buscar y verificar si el producto que acaba de crear se ha creado con éxito.

4. Los productos que están chuleados ya están activados en la terminal POS y en el módulo de inventarios, y si no tienen chulo y se desea activarlos se le da Clic en la casilla.

activar producto

 

Ver siguiente tema. ¿Cómo hacer una factura de venta en la plataforma web?.

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¿Cómo hacer una factura de venta en la plataforma web?

Generación de Factura de Venta con usuario no registrado en el sistema

    1. Se sigue los pasos del proceso Generación de factura con usuario registrado o existente en el sistema hasta el # 4.2.
    2. Si al ingresar los datos de criterio de búsqueda como identificación o nombre y no se carga el nombre del Cliente, es porque no se encuentra registrado en el sistema y aparecerá el siguiente cuadro:

Generación de factura

 

Clic en <Aceptar>.

3. Aparece un formulario para diligenciar los datos del nuevo cliente que se va a crear, como se observa en la imagen siguiente:

formulario llenar todos los datos

 

Información general

Tipo de persona: Se debe de elegir el tipo de persona que es el cliente. Jurídica: Empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de esta. Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal.

Tipo de identificación: Se elige el tipo de identificación del cliente: Cedula de ciudadanía, Cedula de Extranjería, NIT, PP (Pasaporte), Tarjeta de identidad.

Cedula/Nit: Según el tipo de identificación, se ingresa el número. Tener en cuenta que el Nit se ingresa sin digito de verificación.

Razón social: Se diligencia cuando se trata de una empresa y es el nombre que está inscrito en Cámara de comercio.

Nombres: El nombre del cliente (Campo es obligatorio).

Apellidos: Apellido del cliente (Campo obligatorio).

Género: Femenino, Masculino, No aplica (en caso de ser una empresa), Sin información.

Fecha de cumpleaños: Esta opción, si el tipo de persona es Natural.

Estado civil: Si el tipo de persona es Natural.

Aniversario: Campo opcional.

Correo electrónico: email de contacto del cliente o empresa.

Teléfono: Número telefónico del cliente.

Teléfono celular: Campo opcional

Dirección: Ubicación o Domicilio la empresa o el cliente.

Ubicación: País, ciudad y departamento donde está ubicado el cliente o la empresa según el caso.

 

4. Clic en <aceptar>

Después de haber creado el cliente, se procede con la facturación utilizando el lector de código de barras o buscando el producto en el icono de la lupa, luego aparecerá la lista de los productos, como se observa a continuación:

Seleccionar Productos

 

5. A continuación se visualizan los productos seleccionados en la factura de la siguiente manera:

productos seleccionados en la factura

6. Una vez se haya verificado la factura con las observaciones pertinentes se debe seleccionar el medio de pago.
7. Se realiza Clic en <Siguiente>.
8. A continuación aparece el estado <Confirmación> de la Factura, con el fin de revisar la factura y los ítems relacionados; en caso de corregir algún dato, se debe dar clic en <Anterior> para editar la factura, de lo contrario se da clic en <Siguiente>.
9. Clic en <Siguiente> para finalizar la Factura.

factura

 10. Clic en el icono de Impresión para imprimir la factura.

factura fin

 

Ver siguiente tema. ¿Cómo hacer una factura en la plataforma POS?.

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¿Cómo hacer una factura en la plataforma POS?

Contenido

Factura en la plataforma POS Comercios
Factura en la plataforma POS Bares y Restaurantes

Factura en la plataforma POS Comercios

 

Ventas comercios 3

  1. Clic en el icono de ventas.
  2. Seleccionar vendedor.
  3. Seleccionar lista de precios.
  4. Buscar cliente o ingresar un cliente nuevo (Buscar ¿Cómo registrar un nuevo cliente?).
  5. Buscar referencia digitando código de barras o nombre y seleccionar de la lista, en caso de manejar lector de código de barras leer la etiqueta del producto mientras el cursor este posicionado en el campo código de barras. Enter para agregar la referencia a la factura.
  6. Editar un producto de la factura (Buscar ¿Cómo editar un producto agregado a la factura?) si es necesario.
  7. Clic en el botón pago o presionar F5,  se abrirá un recuadro donde se podrá elegir las opciones de pago.

Ventas comercios 4

8. En esta opción se selecciona la forma de pago, podemos usar una o varias formas de pago.

Ventas comercios 5

9. Digitar el valor a pagar, puede ser el total o un valor parcial, ya que el resto del pago se puede efectuar con otra forma de pago.

10. Dependiendo de la forma de pago tendremos que ingresar una información adicional.

Aplica para tarjetas de crédito, pago con nota crédito, ventas a crédito y vales.

Ventas comercios 6

Ventas comercios 7

Ventas comercios 8

 

11. Seleccionar la fecha de vencimiento en el caso de que el medio de pago lo requiera.

12. Clic en el botón adicionar.

    • Si la factura se va a cancelar con varios medio de pago se repiten los pasos desde el ítem 8.

13. Una vez los medios de pago cubran el valor total de la factura se hace clic en el botón aceptar e imprimir.

    • Si los medio de pago adicionados no son los correctos, se pueden eliminar estos haciendo clic en el botón reiniciar para pagar la factura con otros medios de pago.

Ventas comercios 9

El sistema pide confirmación, en caso de continuar podrá imprimir la factura de venta, que saldrá como la siguiente:

Ventas comercios 10

 

Factura en la plataforma POS Bares y Restaurantes

Para efectuar una venta rápida hacemos clic en la opción “Rápida” ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla.

venta rapida

 

Los grupos de productos se activan y podemos empezar a registrar la venta.

venta rapida grupos

 

Para adicionar un producto hacemos doble clic sobre el mismo y este nos cargara en la lista de los que hemos adicionado.

Producto agregado

 

a. Esta es la información de la factura, contiene el número de transacción del ciclo y el número de factura en caso de aplicar para el tipo de empresa, además nos muestra el total de la factura.

b. En este cajón de producto podemos ingresar el código del producto para buscarlo manualmente y luego hacer clic en el botón “Buscar” para agregarlo a la lista, la forma más sencilla de agregar productos es haciendo doble clic en el que deseamos agregar a la cuenta y el realizara este paso automáticamente, también podemos seleccionar el empleado que atiende la cuenta.

c. En esta parte podemos actualizar cualquier producto que tengamos en la lista y al cual queramos aplicarle un descuento, aumentarle o restarle la cantidad o en su defecto quitarlo de la lista.

d. Este recuadro nos muestra el resumen de la cantidad de productos que tenemos en la cuenta y los totales.

Para cancelar la venta rápida, hacemos clic en el botón de “Cancelar”, notemos que los demás botones están desactivados, esto quiere decir que tenemos una cuenta abierta.

cancelar pedido

 

Ver siguiente tema: ¿Cómo hacer un Ingreso de Inventario en la plataforma web?

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¿Cómo hacer un Ingreso de Inventario en la plataforma web?

Es importante tener todas las Sucursales/Bodegas creadas y configuradas en el modulo de Configuración antes de intentar hacer cualquier tipo de movimientos de productos entre ellas.
El ingreso de inventario se utiliza para realizar la entrada del inventario a una bodega específica.

¿Cómo realizar un ingreso de inventario?

  1. Clic en Empresa.
  2. Clic en Inventarios.
  3. Clic en Ingreso.
  4. Clic en el botón superior derecho llamado: Ingreso de Inventario.

cómo realizar un Ingreso de inventario

5. Aparece el siguiente pantallazo de Configuración Inicial del Ingreso de Inventario, en dónde se deberá elegir la siguiente información:

a. Bodega de destino: Es la Bodega dónde se va a cargar el producto.
b. Se selecciona el tipo de Ingreso de inventario, que puede ser:

i. Ingreso de Inventario:Se utiliza para ingresar el inventario de producto básico (producto sin variación).

ii. Ingreso de Inventario de producto en consignación: Se utiliza para ingresar las cantidades del producto que le colocan en consignación a la empresa.

iii. Ingreso de Inventario de producto compuesto: Se utiliza para ingresar productos que se componen de otros, ejemplo:

        1.  En la Instancia de Bares y Restaurantes: Un producto compuesto podría ser una Salsa que se utilice como base de otro producto y que mantenga inventario de ella ejemplo: Salsa Agridulce  que se componen de: Tomate, cebolla, Piña, salsa de tomate. En este caso el ingreso sería de la Salsa Agridulce.
        2. En la Instancia de Comercios: Un producto compuesto podría ser un Kit de producto que se tenga previamente armado y se guarde en el  inventario ejemplo: Kit de Buenas Noches que se compone de: Pijama, levantadora, medias y chanchas. En este caso el ingreso sería del Kit Buenas Noches.

c. Se selecciona el concepto de la lista de Conceptos (Esta lista de conceptos se debe configurar previamente en la empresa -ver Proceso de Configuración de la Empresa

Realizar el proceso Tal como la muestra la siguiente imagen:

Información inicial del Ingreso de Inventario

 

d. Se realiza la búsqueda del producto, que se puede buscar por medio de tres opciones:

 i. Primera Opción de Búsqueda:Es pararse en la opción Código de Barras y pasar el lector para que lea el producto a ingresar
ii. Segunda Opción de Búsqueda: Se escribe el Nombre del Producto o referencia en el Campo que dice: Seleccionar un producto
iii. Tercera Opción Búsqueda: Se realiza clic en el botón buscar para que salga el pantallazo de la opción de búsqueda del producto: Se escribe el nombre del producto, cantidades a ingresar y clic en el botón seleccionar.

 Tal como lo muestra la siguiente imagen:

Criterios de Búsqueda del producto en el Ingreso de Inventario Primera y segunda Opción de búsqueda.

 

Criterios de Búsqueda del producto en el Ingreso de Inventario: Tercera opción de búsqueda

Búsqueda Por el Nombre o Referencia del producto

 

 

Para este caso, en el ejemplo se elegirá la Segunda Opción de Búsqueda Por el Nombre o Referencia del producto:

    e. Se escribe el Nombre o referencia del producto, en la siguiente casilla la cantidad a ingresar y en la casilla que le sigue el costo unitario y se realiza clic en el botón Añadir.
    f. Se realiza Clic en siguiente.

segunda opción de búsqueda del producto

 

g. Al realizar clic en siguiente se pasa a la Confirmación del ingreso de inventario donde se podrán escribir comentarios alusivos a ese ingreso de inventarios y se realiza clic en Confirmar e Imprimir.

finalización del ingreso de Inventario

 

h. Aparece la realización del ingreso de inventario con un número de consecutivo que confirma que el ingreso inventario se realizó de forma exitosa.